Assistant(E) Administratif(VE) & Services Généraux / Accueil (H/F)

RESPONSABILITÉS :

Ce poste est ouvert pour un temps plein mais aussi un temps partiel. Le but de l' ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) & SERVICES GÉNÉRAUX / ACCUEIL est Assurer le bon fonctionnement administratif, logistique et opérationnel de l'entreprise, garantir la qualité de l'accueil physique et téléphonique et soutenir les équipes par une gestion efficace des services généraux.

1. Accueil et gestion du courrier

• Assurer l'accueil physique des visiteurs et des prestataires.
• Gérer le standard téléphonique, filtrer et orienter les appels vers les services concernés.
• Informer et orienter les interlocuteurs avec professionnalisme.
• Assurer quotidiennement la réception, le tri, la distribution et l'expédition du courrier.

2. Assistance administrative

• Rédiger et mettre en forme des courriers, notes, tableaux comparatifs et comptes rendus ponctuels.
• Organiser la logistique des réunions et procéder, si nécessaire, à la réservation des salles.
• Assurer l'archivage physique des documents et, lorsque nécessaire, leur classement numérique.
• Apporter un soutien administratif ponctuel aux fonctions support, notamment pour le traitement des notes de frais.

3. Services généraux et gestion des locaux

• Coordonner les interventions de maintenance et assurer le suivi, la relance et l'accueil des prestataires.
• Suivre la bonne réalisation des contrats de services : nettoyage, fournitures, sécurité, copieurs et prestations associées.
• Gérer les fournitures, suivre les stocks et réaliser les commandes nécessaires.
• Participer à l'organisation logistique des déménagements internes et des agencements.
• Gérer les accès aux locaux : badges, clés et alarmes, en lien avec les services techniques et la DSI.
• Veiller à la disponibilité et au bon fonctionnement des équipements communs.

4. Appui au comité RSE

• Assurer le suivi des cadeaux de naissance et des stocks associés.
• Gérer les ouvertures de droits aux dispositifs proposés aux collaborateurs, notamment « Tout Apprendre ».
• Appliquer les règles internes de commande, de stockage et de traçabilité définies avec le service Achats.

5. Relations fonctionnelles

• Relations internes : DSI, Ressources Humaines, Comptabilité, Direction générale et équipes opérationnelles.
• Relations externes : visiteurs, prestataires, fournisseurs et partenaires.

•   Gérer les déplacements (outil, création des droits, validation des accès ...)
  

PROFIL RECHERCHÉ :

Qualité de l'accueil et satisfaction des interlocuteurs internes et externes. Respect des délais de traitement du courrier et des demandes internes. Disponibilité des fournitures, équipements et moyens d'accès. Qualité du suivi des prestataires et résolution des demandes techniques. Respect des procédures administratives, de sécurité et de confidentialité. Organisation, rigueur et gestion des priorités. Excellente communication orale et écrite. Polyvalence, réactivité et sens du service. Discrétion et respect de la confidentialité. Autonomie, proactivité et capacité à coordonner plusieurs interlocuteurs. Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Outlook, Teams et PowerPoint. Aisance avec les outils internes de gestion, notamment Perk.