Assistant(e) de Direction (H/F)

Gest'Services recrute un(e) Assistant(e) de Direction H/F

Dans le cadre de son développement, Gest'Services recherche un(e) Assistant(e) de Direction afin d'accompagner la direction dans la gestion administrative, organisationnelle et opérationnelle de ses différentes sociétés.

Vous intégrerez une structure dynamique, à taille humaine, et occuperez un poste central et polyvalent, en collaboration directe avec la direction et les différents services de l'entreprise.

Vos principales missions

Assistanat de direction et gestion administrative

Assurer la gestion quotidienne des tâches administratives et le suivi des dossiers.

Gérer les agendas, les rendez-vous, les réunions et les correspondances de la direction.

Organiser les déplacements professionnels (transports, hébergements, réservations).

Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des courriers, documents et contrats.

Assurer la coordination entre la direction, les collaborateurs et les différents interlocuteurs externes.

Organiser les événements professionnels, réunions et séminaires.

Gestion des ressources humaines

Assurer le suivi administratif du personnel, de l'entrée à la sortie des collaborateurs.

Participer au processus de recrutement : publication des annonces, sélection des candidatures et organisation des entretiens.

Préparer les contrats de travail, avenants et documents administratifs liés au personnel.

Assurer le suivi des congés, absences et dossiers individuels.

Collecter et transmettre les éléments variables de paie au cabinet comptable.

Assurer le suivi des affiliations aux organismes sociaux (mutuelle, prévoyance, etc.).

Participer au suivi des formations et des obligations administratives RH.

Gestion comptable et financière

Établir et assurer le suivi des factures clients.

Suivre les règlements, les encaissements et les relances clients.

Assurer le traitement et le contrôle des factures fournisseurs.

Effectuer les rapprochements bancaires et le suivi des dépenses.

Préparer et transmettre les documents nécessaires au cabinet comptable.

Participer au suivi budgétaire et à la gestion des contrats fournisseurs.

Coordination et gestion opérationnelle

Assurer le suivi des prestataires et fournisseurs.

Gérer les commandes de fournitures, équipements et matériels professionnels.

Participer à la gestion des contrats de prestations et des abonnements.

Veiller au bon fonctionnement administratif et logistique des bureaux.

Accompagner la direction dans le suivi de projets transversaux.

Profil recherché

Titulaire d'une formation en assistanat de direction, gestion administrative, ressources humaines ou équivalent, vous justifiez idéalement d'une expérience réussie sur un poste similaire.

Vous êtes reconnu(e) pour :

Votre rigueur, votre organisation et votre autonomie.

Votre polyvalence et votre capacité à gérer plusieurs missions simultanément.

Votre discrétion et votre respect de la confidentialité.

Votre excellent relationnel et votre sens du service.

Votre réactivité, votre capacité d'adaptation et votre esprit d'initiative.

Vos qualités rédactionnelles et votre bonne maîtrise de l'orthographe.

Votre capacité à anticiper les besoins et à gérer les priorités.

Une excellente maîtrise de la Suite Office est indispensable.

La connaissance des logiciels Silae et Pennylane serait appréciée.

Conditions du poste

Poste : Assistant(e) de Direction H/F

Contrat : CDI

Lieu : Aix-en-Provence (13290)

Temps de travail : Temps plein

Rémunération : À définir selon le profil et l'expérience

Prise de poste : Dès que possible

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Vous souhaitez occuper un poste polyvalent, au cœur de l'organisation d'une entreprise en développement, et contribuer activement à son bon fonctionnement ?

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