Assistant (H/F)

Un poste d'Assistant(e) est à pourvoir au sein de la Direction de la Construction.

Il/Elle aura notamment pour missions principales :

• L'assistanat du Directeur :

• Accueil physique et téléphonique,

• Gérer les agendas du Directeur et de son adjointe pour les réunions internes et externes et prises de rendez-vous liées au besoin de la Direction,

• Renseigner et orienter les interlocuteurs internes et/ou externes,

• La gestion administrative :

• Trier, répartir et envoyer les courriers,

• Rédiger des courriers, comptes rendus, notes internes, etc...

• Assurer le classement (papier et numérique) des documents administratifs des opérations traitées par les chefs de projets,

• Organiser l'archivage des dossiers,

• Gérer administrativement les commandes, avenants, ordres de facturation, situations travaux,

• La gestion et le suivi des procédures d'appel d'offre

• Appui administratif en phase appel d'offre (prise des rendez-vous de visite de sites), aider à la rédaction des notes internes,

• Vérifier le respect des procédures achats,

• Préparer les dossiers pour présentation aux différents comités internes de l'entreprise, dans le respect des process (comités des marchés et des engagements),

• La gestion et le suivi des dossiers techniques :

• Monter et suivre les dossiers de demande d'assurance Dommage-Ouvrage/ TRC et suivi en lien étroit avec le Chef de Projet et l'assureur,

• Vérifier les documents administratifs légaux à fournir par les entreprises, constitution des marchés travaux,

• Suivre les demandes d'agréments de sous-traitance : vérification des pièces administratives avant validation et suivi des tableaux de bord,

• Constituer et archiver les dossiers liés aux travaux réceptionnés,

• Gérer l'administration des sinistres.

  Connaissances et compétences requises :

• Bac + 2/3 dans le domaine de l'assistanat,

• 5 ans à 10 ans d'expérience minimum sur un poste similaire, dans le domaine du BTP, bureau d'études techniques etc,

• Connaissances du vocabulaire et des usages du BTP/Travaux Publics appréciés,

• Notions juridique et comptable,

• Connaissances des procédures internes de l'entreprise,

• Réelle capacité rédactionnelle, maîtrise de l'orthographe et bonne aisance orale.

Qualités requises :

• Rigueur, engagement, réactivité,
• Autonomie, bonne organisation, sens des priorités et adaptabilité (urgences, imprévus),
• Disponibilité, écoute,
• Discrétion et confidentialité,
• Sens du travail en équipe, convivialité,
• Respect et application des procédures,
• Bonne expression orale et écrite.