Assistante administrative / Coordination administrative (H/F)

Le Centre d'Insertion des Bois-Blancs (CIBB), structure d'insertion par l'activité économique et organisme de formation implanté à Lille, recrute une Assistante administrative pour renforcer son pôle administratif et soutenir ses actions d'insertion et de formation.

Missions principales : Au sein d'une équipe engagée, vous assurez la gestion administrative centrale du CIBB et contribuez au bon fonctionnement des Ateliers Chantiers d'Insertion (ACI) et du Centre de formation.

1. Gestion administrative des salariés en insertion

• Constitution, mise à jour et archivage des dossiers individuels.
• Suivi des entrées, sorties, contrats, avenants, pièces justificatives.
• Gestion des présences, absences, arrêts maladie, sanctions.
• Préparation des documents pour les CIP et les encadrants techniques.
• Mise à jour des tableaux de bord mensuels, trimestriels et annuels.
• Transmission des informations aux financeurs (DDETS, Pôle emploi, MEL, Villes).

2. Appui administratif aux Ateliers Chantiers d'Insertion

• Collecte et traitement des données des ateliers (activités, bilans, présences).
• Préparation des documents pour les encadrants (plannings, fiches, rapports).
• Coordination des informations entre ateliers et direction.
• Préparation des convocations, rendez vous, bilans et suivis.
• Transmission des informations administratives aux partenaires institutionnels.

3. Gestion administrative des actions de formation

• Préparation des convocations, feuilles d'émargement, attestations.
• Suivi des stagiaires et des dossiers pédagogiques.
• Gestion administrative avec les OPCO, financeurs et entreprises clientes.
• Archivage des documents réglementaires liés à la formation.

4. Accueil et relation usagers

• Accueil physique des salariés, partenaires, visiteurs.
• Gestion du standard téléphonique.
• Orientation du public vers les bons interlocuteurs.
• Transmission des informations essentielles aux salariés en insertion.

5. Organisation interne et logistique

• Gestion des salles, plannings, réunions internes et externes.
• Suivi des fournitures, matériel, consommables et contrats de maintenance.
• Classement, archivage, tenue des dossiers administratifs.
• Appui à la direction pour les rapports, bilans et dossiers financeurs.

6. Production documentaire et reporting

• Rédaction de courriers, attestations, documents administratifs.
• Rédaction des comptes rendus, notes, synthèses de réunions.
• Mise en forme des bilans, tableaux de bord, rapports d'activité.
• Participation aux audits, contrôles et évaluations

Compétences techniques

• Maîtrise du pack Office (Word, Excel, messagerie).
• Connaissance des dispositifs d'insertion (ACI, IAE) appréciée.
• Connaissance du fonctionnement d'un organisme de formation (émargements, OPCO).
• Capacité à produire des documents administratifs fiables et structurés.

Compétences organisationnelles

• Rigueur, sens du détail, respect des échéances.
• Capacité à gérer plusieurs flux simultanés.
• Autonomie et sens des priorités.

Compétences relationnelles

• Sens de l'accueil et de l'écoute.
• Aisance relationnelle avec un public varié.
• Diplomatie, patience, stabilité émotionnelle.
• Discrétion et respect de la confidentialité.

Profil recherché

• Expérience en administration, secrétariat, gestion ou coordination.
• Une expérience dans l'insertion, le social ou la formation professionnelle est un plus.
• Capacité à travailler dans une petite structure dynamique.
• Fiabilité, sens du service, engagement.

Conditions du poste

• Contrat : CDD 6 mois, évolutif vers CDI.
• Temps de travail : Temps plein.
• Rémunération : Selon CCNOF + expérience.
• Lieu : Lille - Centre Vauban.
• Présentiel obligatoire
• Horaires :8h30-12h30 / 13h30-17h00