Chargé d'accueil et de secrétariat (H/F) - Pôle Enfance Jeunesse Sports Familles

RESPONSABILITÉS :

Accueil

• Accueillir les familles usagères des EAJE, des ALSH et des sites périscolaires ainsi que les utilisateurs des équipements sportifs terrestres (accueil physique, téléphonique et numérique).
• Informer et orienter les publics en fonction de leurs demandes.
• Apporter les réponses attendues (horaires et sites de fonctionnement, modalités d'inscription, modalités de facturation, contenu des règlements de fonctionnement des équipements).
• Accueillir, informer et orienter les autres usagers concernés par les activités du Pôle (centre d'hébergement, ludothèques, Jeunesse, Activités Physiques et Sportives, Relais Petite Enfance).
• Remise et récupération de clés auprès des utilisateurs des équipements sportifs terrestres.
• Remontée d'informations et échanges avec la secrétaire Sports.

Secrétariat

• Recueillir et traiter les demandes d'inscriptions des familles en s'assurant du respect par ces dernières du règlement de fonctionnement des équipements (inscription annuelle avec accueil physique, réservations tout au long de l'année avec un portail famille- support numérique, gestion journalière des réservations et des annulations en accueil physique et téléphonique et transmission aux équipes d'animation et à l'équipe restauration).
• Transmettre aux équipes de terrain toutes les informations nécessaires au bon accueil des enfants (exemple des P.A.I, droit à l'image).
• Editer et envoyer les facturations aux familles, relance des factures impayées, demande d'émission de titres exécutoires auprès du service finances de la CC CVL.
• Editer et transmettre aux familles des attestations de frais de garde (attestations fiscales ou attestations pour les CE des familles).
• Assurer l'encaissement des factures via la régie de recettes (prélèvements, chèques, CESU et espèces).
• Editer périodiquement des statistiques de fréquentation et d'activités.
• Aider à la rédaction régulière de courriers d'information et envoi aux familles.
• Gérer les commandes des fournitures administratives du Pôle.
• Facturer les groupes fréquentant le centre d'hébergement et suivre les encaissements, les relances et la demande d'émission de titres auprès du service finances de la CC CVL.
• Participer à la continuité de l'accueil physique et téléphonique du Pôle Enfance Jeunesse Sports Familles.
• Mettre en œuvre l'archivage des documents familles.

PROFIL RECHERCHÉ :

• Expérience exigée dans l'accueil et les relations avec le public.
• Capacité d'écoute, de bienveillance et de pédagogie.
• Capacité à gérer des remarques et l'agressivité du public.
• Capacité à traiter de multiples informations.
• Capacité à repérer des situations sociales et familiales particulières.
• Maîtrise des outils bureautiques et de logiciels métiers.
• Grande disponibilité, dynamisme, sens de l'organisation, autonomie.
• Rigueur et discrétion professionnelle indispensables. Rémunération Rémunération statutaire, régime indemnitaire, CNAS, chèques déjeuner, participation employeur à la prévoyance et à la mutuelle dans le cadre de l'adhésion au contrat collectif. Poste à pourvoir à compter du 1er novembre 2026. Candidature à transmettre au plus tard le 18 octobre 2026. Recrutement par voie statutaire ou à défaut contractuelle. Temps non complet (28/35e)- Catégorie C - Filière administrative - Cadre d'emplois des Adjoints administratifs territoriaux.