Gestionnaire de Scolarite (F/H)

MISSIONS ET ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL Le/la gestionnaire de scolarité exerce au sein du service scolarité de l'ISAE-ENSMA école d'ingénieurs accréditée par la Commission des Titres d'Ingénieurs (CTI), placée sous tutelle du Ministère de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche. Positionné au sein la Direction Générale des Services (DGS), le service scolarité exerce ses missions en lien fonctionnel avec la Direction des Études et de la Formation (DEF). Au sein de cet environnement, le/la gestionnaire de scolarité travaille en étroite collaboration avec les services pédagogiques, les enseignants-chercheurs, les services d'appui (Relations Internationales, Formation par Alternance et Relations Entreprises, Direction des Systèmes d'Information, Aide au Pilotage et Qualité) et les étudiants. L'activité s'inscrit dans un cadre réglementaire propre à l'enseignement supérieur et requiert une forte disponibilité lors des périodes clés (inscriptions, examens, jurys, remises de diplômes).

ACTIVITÉS PRINCIPALES Gestion administrative des étudiants

• Instruire et suivre les dossiers d'inscription administrative et pédagogique
• Gérer les demandes de certificats de scolarité, attestations, relevés de notes, cartes étudiantes
• Assurer le suivi des situations individuelles particulières (aménagements, handicap, congés, interruptions)
• Traiter les demandes de bourses et en assurer le suivi avec les organismes concernés
• Assurer le suivi de l'assiduité des étudiants

Organisation des examens et jurys

• Organiser les sessions d'examens (calendrier, salles, surveillance)
• Diffuser les sujets, collecter, scanner et archiver les copies
• Assurer la préparation logistique des salles d'examens
• Saisir les notes dans le système d'information de scolarité (Aurion)
• Préparer les dossiers des jurys de passage, de validation et de délivrance des diplômes
• Convoquer les membres des jurys, rédiger et diffuser les procès-verbaux
• Établir les diplômes, suppléments de diplômes ; gérer l'archivage des dossiers

Gestion des données et systèmes d'information

• Alimenter et mettre à jour la base de données du logiciel de gestion de scolarité (Aurion)
• Assurer le suivi de la modification des emplois du temps
• Alimenter les tableaux de bord et statistiques annuelles pour les autorités de tutelle
• Contribuer à l'amélioration continue des procédures et outils de gestion

Accueil et information

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des étudiants, enseignants et partenaires
• Informer sur les procédures, réglementations et calendriers de scolarité
• Orienter les étudiants vers les interlocuteurs compétents en cas de situation complexe
• Participer à l'accueil des nouveaux étudiants (intégration, remise des documents)

Vie du service et missions transversales

• Assurer la continuité de service en cas d'absence d'un-e collègue
• Participer aux réunions de service et groupes de travail internes
• Contribuer aux campagnes annuelles : rentrée, remise de diplômes, accréditations
• Collaborer avec les services partenaires (Relations internationales, Formation par Alternance et Relations entreprises, direction des Systèmes d'Informatiques, Aide au Pilotage Qualité) sur les dossiers transversaux

CONDITIONS PARTICULIÈRES D'EXERCICE

• Encadrement : Non (sauf mission de tutorat ou binôme fonctionnel)
• Disponibilité renforcée lors des périodes d'examens, jurys, rentrée et remise de diplômes