Secretaire Accueil (H/F)

1/ Définition générale

Le(la) chargé(e) d'accueil et d'administration participe à l'accueil physique et téléphonique au sein de la résidence.

Il/elle assure la transmission de l'information et la réalisation de travaux de secrétariat.

2/ Conditions générales d'activité

Localisation : Maison de retraite médicalisée

Relation internes : Tous les responsables de services, les salariés, les résidents

Relation extérieures : familles, prestataires, services siège

Formation et expérience : Bac requis, un an expérience minimum dans une fonction d'accueil et dans un des

domaines confiés - Maîtrise de l'informatique

3/ Les missions

Accueil et secrétariat

o Réaliser l'accueil physique et téléphonique au sein de la résidence.

o Préparer et afficher les éléments de la vie quotidienne (menu, météo).

o Réceptionner et trier le courrier de la résidence.

o Veiller au stock de papeterie et des fournitures de bureau.

o Veiller au bon fonctionnement et à la maintenance du matériel informatique.

o Veiller au stock de la communication groupe et faire valider les commandes.

Gestion administrative et commerciale :

o Dispatcher le courrier et les mails des résidents et de la résidence.

o Traiter les mails et les courriers en lien avec son champs de compétences ou à la demande des chefs

de service.

o Consulter et mettre à jour le portail (module commercial) pour prendre connaissance des orientations

prospect.

o Participer à la gestion et au traitement des orientations prospect.

o Envoyer ou remettre les plaquettes de commercialisation.

o Participer à la transmission des éléments comptables en lien avec la facturation.

4/ Champs de responsabilités

Positionnement dans l'organisation : Fait partie de l'équipe administrative

Rattachement hiérarchique : Directeur / Adjoint de directio