Secrétaire administratif (H/F)

RESPONSABILITÉS :

Sous l'autorité de la Cadre administrative, vos principales missions sont : GARANTIR LA GESTION ADMINISTRATIVE DE L'ETABLISSEMENT :

• Assurer l'accueil physique et téléphonique.
• Réceptionner, traiter, orienter les appels et prendre des messages téléphoniques le cas échéant.
• Traiter et mettre en forme des documents, notes, courriers, décisions.
• Rendre des prises de notes et rédiger des comptes-rendus : réunion administrative, CVS.
• Préparer et suivre les dossiers des usagers de l'établissement : dossier papier, IMAGO-DU.
• Participer, le cas échéant, à l'amélioration des pratiques, participer à des groupes de travail visant à une amélioration collective de la prise en charge des usagers.

ASSURER LE SUIVI ET LA COORDINATION DES IMPERATIFS AVEC LA DIRECTION :

• Prendre des rendez-vous, tenir conjointement l'agenda du chef d'établissement.
• Préparer et organiser les réunions du conseil de la vie sociale, rédiger les comptes rendus et diffuser les informations : convocation, CR, élections...
• Prendre en charge la partie administrative des évènements (invitation, courriers, comptes rendus...) : WEO, journée famille, fermeture/ouverture établissement.
• Gérer et mettre à jour les listes et les coordonnées des familles.

ASSURER LA COORDINATION AVEC LE PÔLE ADMINISTRATIF :

• Collecter les éléments des dossiers des usagers et assurer le classement et l'archivage.
• Assurer le suivi, le contrôle et la mise à jour de l'inventaire des immobilisations de l'entreprise
• Tenir la caisse et inventaire avec la direction
• Saisir informatiquement les pièces comptables relevant de la caisse (entrées et sorties)
• Assurer la gestion et le suivi des commandes de l'établissement destinés aux différents services de l'établissement.
• Vérifier les factures liées à l'activité de l'établissement : prestataire repas et transport

GARANTIR L'ACCUEIL DES USAGERS ET DE LEURS FAMILLES :

• Coordonner les transports des usagers : annuler lors d'absences ou adapter le planning des tournées, notamment sur l'EPGP et l'internat.
• Assurer l'appel des usagers, puis transmettre les informations nécessaires aux personnes concernées.
• Garantir le parcours administratif des jeunes accueillis : rédiger la convocation admission, suivre et coordonner l'envoi des notifications MDPH, préparer le dossier d'accueil.
• Suivre l'activité de l'établissement : présence/absence des usagers, entrées / sorties.
• Coordonner les commandes des repas : participer à la commission menus, transmettre le choix des menus et les quantités nécessaires, suivre les livraisons...

PROFIL RECHERCHÉ :

Le candidat devra faire preuve des qualités suivantes : Diplôme requis bac ou bac+2 en assistanat administratif.

• Sens du relationnel auprès des équipes
• Sens de l'organisation
• Capacité d'initiative
• Capacité d'écoute et d'adaptation aux situations
• Faire preuve de disponibilité
• Professionnalisme
• Discrétion et confidentialité

Poste en CDI temps plein. Poste basé à Chevreuse. Rémunération à partir de 24K€ bruts annuel selon expérience (CCN 66).