Secretaire (H/F)

Service : Accueil de jour CDD au plus vite jusqu'au 20/04/2027 - 24h

Missions

• Accueil téléphonique (gestion du standard) et ventilation des messages auprès des salarié-e-s
• Gestion des commandes, des stocks et réception des produits (produit d'entretien, fournitures de bureau, transport.)
• Indicateurs d'activités mensuelles et annuel (statistiques/ rapport d'activité)
• Gestion administrative du personnel (feuilles de congés, variable de paie, justificatifs de transport.)
• Aide à la réalisation et à l'actualisation du planning collectif mensuel des salarié-e-s de la structure
• Actualisation des documents internes répertoriant les présences, entrées et sorties des personnes accueillies
• Gestion de la communication interne de la structure, gestion du courrier (Réception / navette / dactylographie / Envoi)
• Gestion du tableau de bord des prestataires extérieur-e-s intervenant sur la structure (renfort Intérims)
• Archivage numérique et physique, création/modification des documents modélisés
• Prise de note / Rédaction des notes d'information, de service
• Gestion des dispositifs de sécurité (entretien, maintenance, vérification)

PROFIL PROFESSIONNEL / COMPETENCES ATTENDUES

• Bon niveau pack office (Word, Excel, PowerPoint, Visio, Outlook / informatique), capacités de création de tableaux de bord, amélioration permanente des processus, savoir gérer des stocks et commande en fonction d'un budget.
• Utilisation du logiciel TICADI (gestion des denrées distribuées par la Banque Alimentaire)
• Capacités à s'intégrer et à travailler en équipe, savoir travailler en lien étroit avec la cheffe de service
• Maitrise des normes rédactionnelles
• Savoir gérer les priorités et le temps
• Savoir gérer le stress et l'urgence, être autonome très rapidement, dynamique et rigoureux
• Capacité à s'adapter à son interlocuteur (Travailleurs sociaux, agents d'entretien, agents de restauration, cheffe de service.)
• Capacité à s'adapter à de nouveaux logiciels et un anglais basique sont des plus