secrétaire médical(e) à 100%- Pôle des pathologies hépatiques et digestives- Service de chirurgie générale et digestive (H/F)

RESPONSABILITÉS :

MISSIONS

• Programmation des interventions et rendez-vous des patients
• Organisation des plannings opératoires des chirurgiens

ACTIVITES

• Traitement des appels téléphoniques de la programmation
• Récupération des dossiers patients dans les différents secrétariats
• Définition d'une date opératoire en fonction du planning du bloc/chirurgien/patient
• Traitement du dossier → remplissage du programme Excel → mise en place des consultations d'anesthésie et autres rdv si besoin → création de l'item Qbloc en fonction des notations du dossier patient → contact des différents intervenants si besoin (études, chirurgies conjointes, représentants) → prise de rendez-vous post-opératoire en amont pour limiter le délai entre l'opération et le rendez-vous → envoi de la convocation par mail ou courrier → récupération des documents administratifs et médicaux des patients en prévision des rendez-vous
• Régulation du programme opératoire au bloc tous les mercredis pour la semaine suivante
• Préparation des consultations d'anesthésie pour la semaine suivante
• Dépôt et récupération des dossiers au secrétariat d'anesthésie
• Dépôt des dossiers opératoires pour les consultations avec les chirurgiens
• Distribution du programme opératoire tous les vendredis pour la semaine suivante
• Travail en collaboration avec les différents secrétariats, chirurgiens, anesthésistes, personnels médicaux et paramédicaux
• Organisation des hébergements patients pour divers examens (biopsies, cryothérapie, endoscopies, etc)
• Organisation et convocation des patients pour les endoscopies en ambulatoire à l'IHU
• Utilisation du pack office pour nos différents outils de travail
• Réunion au STAFF le mercredi matin en semaine de grande garde

PROFIL RECHERCHÉ :

QUALITES ET COMPETENCES REQUISES

• Autonomie et initiative
• Discrétion professionnelle
• Grand sens de l'organisation et rigueur
• Qualités relationnelles
• Bonne connaissance des services et de l'administration des HUS
• Esprit d'équipe
• Polyvalence au sein du Pôle
• Maitrise de l'outil informatique : Word/Excel/Power Point - PASTEL - WEBSUITE - Dxcare - DxPlanning

MODELE JOURNALIER

• 7h30 par jour du lundi au vendredi
• amplitude horaire 8h00 - 18h00, avec une pause méridienne de 30mn minimum