SECRETAIRE MEDICAL(E) CMP ENFANTS DE BAR LE DUC (à 40%) (H/F)

Le Centre Hospitalier de Bar-le-Duc/Fains-Véel recherche 1 Secrétaire Médicale à 40 % (AMA ou ADJOINT ADMINISTRATIF) pour son CMP Enfants de Bar-le-Duc.

La secrétaire médicale en pédopsychiatrie assure l'accueil, la gestion administrative et le suivi des dossiers des enfants et adolescents pris en charge en CMP, Hôpital de Jour et dispositifs spécifiques.

Elle garantit la qualité, la confidentialité et la continuité de l'information entre les professionnels, les familles et les partenaires extérieurs, dans le respect de la réglementation et des spécificités liées à la psychiatrie de l'enfant.

Accueil et organisation

• Accueil et orientation des enfants et de leurs familles
• Gestion des rendez-vous médicaux et paramédicaux
• Planification des convocations et transports
• Gestion des plannings de présence des enfants

Gestion administrative des dossiers patients

• Création, mise à jour et suivi des dossiers patients
• Saisie des données administratives et médico-administratives
• Saisie des actes médicaux
• Classement, numérisation et archivage des documents

Production de documents

• Frappe et diffusion des courriers médicaux
• Rédaction et mise en forme des bilans, synthèses et comptes rendus
• Rédaction des comptes rendus de réunions médicales, institutionnelles et des synthèses

Coordination et communication

• Diffusion d'informations aux partenaires après validation des professionnels
• Interface avec les établissements scolaires, services sociaux, ASE et partenaires médicaux
• Participation aux réunions, staffs et synthèses cliniques

Gestion logistique

• Rédaction et suivi des demandes de transport (modifications, annulations)
• Commandes de matériel de bureau
• Mise à jour des tableaux de bord et outils de suivi

Missions spécifiques

Spécificités pédopsychiatrie

• Surveillance des enfants en salle d'attente
• Gestion et rangement du matériel et des espaces d'accueil et bureau médical
• Transport logistique entre le CHS et le CMP via véhicule de service
• Travail en complémentarité avec la secrétaire du secteur

Démarche institutionnelle

• Participation aux groupes de travail transversaux du pôle
• Engagement dans une démarche d'acquisition de connaissances liées à la spécificité du service

Connaissances/savoir :

• Maîtrise des outils informatiques et logiciels spécifiques au secteur hospitalier psychiatrique : Word, Excel, Outlook, Cariatides, de logiciels métier, ainsi que les systèmes de gestion des dossiers patients informatisés (DPI).
• Connaissance en terminologie médicale
• Connaissance des droits des patients et de la protection de l'enfance
• Connaissance de l'organisation hospitalière et du système de soins et la réglementation liée aux prises en charge et aux transports
• Excellente maîtrise de la frappe, avec rigueur dans le respect des règles de syntaxe, grammaire, conjugaison et orthographe, notamment pour la rédaction de documents officiels et certificats médicaux sensibles.

Aptitudes opérationnelles / Savoir-faire spécifiques

• Maîtrise des outils bureautiques et logiciels métiers (Word, Excel, Outlook, DPI, Hexagone, SRD.)
• Polyvalence pour s'adapter à la diversité des missions, incluant la gestion administrative, l'accueil de situations délicates et la coordination interservices.
• Forte capacité au travail en équipe multidisciplinaire, avec une communication fluide entre professionnels de santé, cadres, familles et partenaires externes.
• Respect absolu de la confidentialité et du secret professionnel, dans un cadre où les données sont particulièrement sensibles et protégées.

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Diplôme requis ou formation :

Titre de secrétaire médical(e) reconnu par l'État (niveau 4 - équivalent Bac)

Bac pro Assistance à la gestion des organisations et de leurs activités

BTS secrétariat

Assistant médico-administratif (concours de catégorie B)