Secrétaire médicale (H/F)#TDFE2026

Nous sommes situés au Puy-Sainte-Réparade (13610). Notre établissement est inclusif, axé sur la collaboration et porteur d'une culture professionnelle. Notre objectif est d'accompagner et accueillir dans les meilleures conditions des adultes en situation de handicap au sein de nos différents services (ESAT, FH, SAVS, Foyer de vie et FAM). Etablissement autonome (fonction publique hospitalière), nous accompagnons environs 300 adultes en situation de handicap, grâce aux 200 agents. L'ensemble est coordonné et géré par une équipe d'encadrement dynamique de 12 personnes (8 chefs de service, 1 cadre supérieur socio-éducatif, 2 directeurs adjoints et 1 directeur). Implanté dans un grand parc boisé de 12 hectares, nous sommes à 28km d'Aix-en-Provence, 31km de Salon de Provence et 46km de Manosque. L'établissement est facilement accessible en voiture via les axes autoroutiers. Nous recherchons un(e) sécretaire médicale à temps plein dès que possible Plage horaire de travail : entre 7h30 et 16h du lundi au vendredi.

Définition du poste : Accueil téléphonique et physique des résidents, familles, intervenants médicaux et paramédicaux, personnel de l'établissement. Secrétariat :

• Gestion de courriers (rédaction, envoi et classement de courriers divers, réception et transmission des courriers adressés au personnel médical et paramédical).
• Edition, classement et mise à jour des documents et fichiers de fonctionnement interne (listings, effectifs, .).
• Gestion des RDV de médecine du travail (personnel et travailleurs handicapés).
• Saisie des rapports psychiatriques et infirmiers.
• Gestion des plannings de la pédicure et compte rendu des soins prodigués.
• Gestion des factures de Pharmacie, médecins et autres praticiens.
• Exploitation et mise à jour du bureau des entrées pour les données médicales.
• Classement et tenue des dossiers médicaux individuels.
• Suivi des dossiers de sécurité sociale, mutuelle, complémentaire santé et CMU des résidents.
• Assistance aux tuteurs, curateurs et familles dans le suivi des dossiers des résidents.
• Gestion et supervision administrative d'actions de prévention (campagne de vaccination, Accueil bus handident, etc).
• Suivi des tableaux de bord divers, et agenda dossier unique de l'usager informatisé : rendez-vous médicaux, annuaire (écraser les redondances), rendez-vous vaccination, EEG, Handident, extractions rapport d'activité et listing
• Listing des données des groupes de résidents, tris par foyers pour analyses, observations, graphiques et remises aux infirmiers et médecins pour commentaires pour rapports d'activité
• Tenue des stocks divers et alerte des infirmiers (matériel Covid et autres) et TDB
• Participation à l'organisation administrative des données de santé : classement, rangement, aide
• Lien avec partenaires du territoire, annuaires et phoning en cas de besoin : recherche de ressources médicales, télémédecine, connexion VT ROR Portail santé PACA pour les demandes de consultation distantes (Téléexpertise GCS PGAM, Clinique Bonneveine.)
• Gestion des annuaires médicaux soignants : tenue d'un répertoire papier, en plus de celui du dossier unique pour consigner tous les numéros utiles, adresses mail et coordonnées de connexion (Télémédecine, Cliniques et hôpitaux, libéraux, techniciens Assurance maladie.)
• Préparation des commissions d'admission des usagers pour le lundi matin S-1 avec les infirmiers et psychologues : rassemblement des documents utiles à la prise de décision, recherche et obtention des compléments d'information, en lien avec l'assistante sociale et la secrétaire du foyer
• Check des pièces administratives utiles à la prise en charge médicale et mise à jour : carte vitale, mutuelle, ALD ; scan dossier unique de l'usager
• Secrétariat direction adjointe pour réunion de coordination.......