Agent d'accueil administratif (H/F)

Vos missions: Accueil physique

• Accueillir les clients avec courtoisie et professionnalisme
• Identifier les besoins et orienter les clients
• Informer les clients sur les prestations proposées
• Assurer une prise en charge rapide et efficace
• Contribuer à la qualité de l'image du centre

Accueil téléphonique

• Répondre aux appels entrants dans les meilleurs délais
• Identifier la demande et apporter une réponse adaptée
• Orienter les appels vers les interlocuteurs concernés si nécessaire
• Assurer la gestion des messages et leur transmission

Gestion administrative et commerciale

• Prendre les rendez-vous pour les interventions atelier (révisions, réparations, diagnostics, etc.)
• Organiser le planning en coordination avec l'atelier
• Établir les devis à partir des informations techniques communiquées
• Création et suivi des ordres de réparation
• Vérifier l'exactitude des informations clients et des prestations proposées
• Transmettre les devis aux clients par tout moyen approprié (remise en main propre, email, téléphone, etc.)
• Assurer le suivi des devis en attente
• Relancer les clients pour les devis non validés
• Mettre à jour les dossiers clients et les outils informatiques
• Vendre les prestations et ventes additionnelles
• Encaissement et gestion de la caisse (garant de la fiabilité des fonds)
• Gestion de stock, commande et retours de pièces
• Participer au développement de l'activité commerciale du centre

Suivi administratif des dossiers clients

• Constituer et tenir à jour les dossiers administratifs
• Enregistrer les informations dans les outils informatiques
• Assurer la gestion documentaire liée aux interventions
• Participer à l'établissement des factures si nécessaire
• Classer et archiver les documents

Communication et coordination interne

• Assurer le lien entre les clients et l'atelier
• Transmettre les informations nécessaires aux techniciens
• Informer les clients de l'avancement des travaux
• Signaler toute anomalie ou difficulté à sa hiérarchie
• Participer à la fluidité de l'activité du centre

Qualité de service et image de l'entreprise

• Garantir un accueil professionnel et chaleureux
• Contribuer à la satisfaction et à la fidélisation de la clientèle
• Respecter les procédures et standards de l'enseigne
• Adopter un comportement conforme aux valeurs de l'entreprise
• Tenue et organisation de l'espace comptoir

Une connaissance du secteur automobile constitue un atout