Assistanat technique et administratif (H/F)

Description du poste:

Missions:

Au sein du cabinet, vous veillez à la qualité formelle des documents transmis aux clients et du respect des procédures internes. Vous assurez la gestion et le suivi de la facturation clients du cabinet et garantissez la continuité de l’accueil en cas d’absence ou d’un besoin de renfort de l’assistant(e) d’accueil.

Vos activités :

Assistance administrative

• Préparer les études clients en collaboration avec les Associés (chercher les informations générales des clients) ;
• Mettre en page, assurer la relecture formelle et la finalisation des études, rapports et supports clients ;
• Préparer et envoyer les dossiers (formatage, pagination, assemblage, impression et reliure si nécessaire) ;
• Assurer le suivi administratif des dossiers ;
• Classer et archiver (papier et numérique) ;
• Rédiger des courriers, des notes et des comptes-rendus de réunions ;
• Transmettre les plaquettes des comptes annuels aux clients puis les déposer selon le process ;
• Rédiger, transmettre et suivre les lettres de missions ;
• Effectuer les impressions demandées pour les clients ;
• Préparer les pochettes et l’édition des étiquettes demandées ;
• Rédiger ou mettre à jour les différentes notices/procédures internes ;

Facturation et suivi clients

• Établir des factures clients via le logiciel du cabinet ;
• Vérifier les éléments de facturation selon les procédures/fiches de contrôle ;
• Transmettre les factures aux clients ;
• Suivre les règlements et effectuer les relances ;
• Mettre à jour des tableaux de suivi ;
• Informer les associés en cas d’impayé ;
• Rédiger ou mettre à jour les différentes notices/procédures internes ;

Accueil et support transversal - en cas d’absence ou de besoin de renfort de l’assistant(e) d’accueil :

• Accueil physique ;
• Accueil téléphonique et orientation des appels ;
• Affranchir le courrier quotidiennement et remettre les accusés de réception des recommandés ;
• Distribuer les documentations et revues aux personnes concernées ;
• Gérer les réservations des déplacements (train, avion, hôtel, taxi, etc) ;
• Réserver des salles ou des plateaux repas si nécessaire ;
• Consulter, traiter et/ou transférer les mails de la boite mail générique du cabinet ;
• Gérer le stock de fournitures bureau et ménage et anticiper les besoins ;

Vous serez amené(e) à intervenir sur d’autres missions ou projets afin d’apporter votre soutien aux collaborateurs et associés du cabinet.

CE QUE LE POSTE NECESSITE :
  
Vous êtes doté(e)s des qualités suivantes : 

• Esprit d’équipe ;

• Organisation et rigueur ;

• Bonne expression écrite et orale (syntaxe, orthographe) ;

• Discrétion et diplomatie ;

• Autonomie tout en sachant rendre compte de votre travail ;

• Polyvalence ;

• Sens de l’accueil ;

  TRAVAILLER CHEZ NOUS CA VEUT DIRE QUOI ?:

  Nous rejoindre c'est intégrer un cabinet avec des valeurs humaines fortes de collectivité et d'humilité, ainsi que des équipes passionnées par leurs métiers.

Évoluer dans une ambiance de travail conviviale et des locaux modernes.

Horaires de travail : 8h30-17h30 du lundi au jeudi et 8h30-17h le vendredi. 22 RTT/an, carte Edenred+ de 10€/jour, 13ème mois, participation, etc.LE PROCESS DE RECRUTEMENT:

Notre processus de recrutement se fait en deux étapes :

1. un premier échange téléphonique afin de valider que votre projet professionnel et le poste à pourvoir se rejoignent ;
2. un ou deux entretiens dans nos locaux pour mieux se connaître et envisager l'avenir au sein de nos équipes ;