Assistant administratif et de direction (H/F)

RESPONSABILITÉS :

Pour ma boîte, j'ai le coup de foudre #ChezFiteco Gennevilliers ! #ChezFITECO Gennevilliers et Paris INEA, vous faites partie d'une équipe dynamique portée par 4 gestionnaires de cabinet qui vous entourent et vous impliquent dans chaque projet !

1. La gestion du cabinet :

• Accueil physique et téléphonique
• Créer et mettre à jour les dossiers clients dans DIA CLIENT
• Créer et mettre à jour les coordonnées bancaires et les modes de règlements
• Générer et suivre les retours des lettres de mission et contrats de service
• Mettre en place les plans de facturation
• Etablir, contrôler et transmettre les factures aux clients
• Suivre les règlements et relancer les impayés
• Vérifier les frais des collaborateurs
• Transmettre les factures d'achat au Siège
• Mise à jour des plaquettes ( bilan annexe )
• Participer à la préparation des évènements sur sites,
• Organisation des réunions (planification, préparation des salles...)
• Gérer les inventaires de matériels informatique, suivi des stocks, gestion des commandes (fournitures et informatique)

2. La gestion des missions clients : Vous prendrez en charge une partie de la gestion administrative de certains de nos clients !

• Règlement de factures fournisseurs ;
• Suivi des taxes foncières et prélèvement de loyers;
• Edition des quittances de loyers, contrôle des règlements des loyers et suivi des appels de charges ;
• Domiciliation,
• Devis, éditions de factures,
• Relation avec les OPCO, médecines du travail,
• Récupération des éléments variables de paie et contrôle de bulletins de paie ...

3- L'assistance fiscale et sociale : Après avoir été formée, vous assisterez en binôme avec une autre assistante, des investisseurs ayant procédé à des montages fiscaux (opérations Girardin) dans :

• Leurs relations avec l'URSAFF, l'administration fiscale...
• Le suivi des cotisations et la validation de leur conformité.
• La gestion des droits à l'assurance maladie. Vous dépendrez de plusieurs départements répartis entre Gennevilliers et Paris.

Vos avantages :
Un parcours d'intégration sur mesure et des formations régulières : dès votre arrivée, vous serez guidé à travers un parcours d'intégration. Vous bénéficierez de formations régulières pour développer vos compétences et rester à la pointe de votre domaine.
Des avantages sociaux : profitez de chèques CSE pour agrémenter votre quotidien et d'une prime de participation qui récompense votre implication et votre performance. Nous valorisons votre contribution et souhaitons vous le montrer de manière tangible.

PROFIL RECHERCHÉ :

Nous serons attentifs à votre formation évidemment mais c'est votre personnalité et votre expérience qui feront toute la différence :

• Issu(e) d'une formation de type Bac +2 dans l'assistanat,
• Vous avez une expérience d'au moins 5 ans, idéalement une expérience en cabinet comptable,
• Vous maitrisez le Pack Office (Word/Excel/PowerPoint, Outlook, Sharepoint et Teams), dont le publipostage, les TCD ou les Recherches V/X et vous maîtrisez la mise en forme de documents...
• Vous aspirez à travailler dans un environnement humain et exigeant avec beaucoup de polyvalence et demandant une vraie qualité d'adaptation,
• Vous avez le sens de la confidentialité, et faites preuve de rigueur et d'organisation,
• Vous êtes proactif et chez vous le sens du service clients et collaborateurs est un atout majeur,
• Vous êtes apte à hiérarchiser les priorités et à gérer des urgences régulièrement.
• Vous êtes reconnu pour votre efficacité et votre implication. #ChezFITECO, chaque matin, au réveil, faites des étincelles !