Assistant administratif – Gestion de projet industriel (freelance) - Mission freelance (H/F)

Contexte

Un acteur majeur du secteur pharmaceutique et chimique recherche un assistant administratif expérimenté pour soutenir une équipe projet de grande envergure. Vous rejoindrez une structure dynamique en phase de développement, où votre expertise en gestion administrative sera déterminante pour optimiser le fonctionnement quotidien de l'équipe projet.

Vos responsabilités principales

• Gérer les commandes et réceptions de matériaux et services, en assurant le suivi rigoureux des fournisseurs

• Piloter le suivi financier du projet, avec imputation des ressources et budgets alloués

• Organiser et maintenir la gestion documentaire centralisée du projet (archivage, versioning, accès contrôlé)

• Coordonner les déplacements, réunions et événements de l'équipe projet

• Soutenir la vie de l'équipe et faciliter la communication interne

• Produire rapports et tableaux de bord de suivi administratif et financier

Environnement de travail

Vous travaillerez au sein d'une équipe projet structure, en collaboration directe avec le responsable de projet et les différentes parties prenantes. L'environnement est exigeant mais offre une belle autonomie et des responsabilités variées.

Caractéristiques de la mission

Contrat en freelance avec onboarding prévu à partir de septembre/octobre. Excellente maîtrise du pack Microsoft Office, particulièrement Excel, requise pour la production de tableaux de bord et analyses financières.

Profil recherché:

Expérience requise

Minimum 5 années d'expérience en assistanat de projet, idéalement sur des missions d'envergure importante. Vous devez avoir piloté des projets complexes multi-domaines avec rigueur et réactivité.

Compétences techniques indispensables

• Maîtrise expert du pack Microsoft Office, en particulier Excel (tableaux croisés dynamiques, macros, analyses statistiques)

• Gestion administrative et financière de projets (suivi budgétaire, imputations de coûts)

• Gestion documentaire et outils collaboratifs (SharePoint, OneDrive, ou similaires)

• Organisation et planification d'événements et déplacements professionnels

Compétences complémentaires appréciées

• Expérience sur des projets industriels ou en ingénierie

• Connaissance des outils de gestion de projet (MS Project, Asana, etc.)

• Pratique de l'anglais technique

Qualités professionnelles

Excellent sens de l'organisation, rigueur méthodique, capacité à gérer les priorités multiples, réactivité face aux changements, communication claire et diplomatie pour travailler en équipe transversale.