Assistant Administratif (H/F)

Description :

MISSIONS PRINCIPALES:

* Gestion du courrier jusqu’à son archivage et des BAL outlook associées
* Assiste la Directrice dans la gestion des instances (Comités Syndicaux, Bureaux, Commissions) : convocations, rapports, délibérations, publications, envois aux élus, procès-verbaux…
* Gestion des moyens généraux : parc automobile, téléphonie fixe et mobile, photocopieurs, petites fournitures, des marchés, du budget associé et de l’inventaire.
* Gestion des systèmes d’information : lien avec l’infogérant pour le suivi des journées de régie, organisation des COPIL, prise de rdv, déclarations incidents globaux, gestion des marchés, du budget associé et de l’inventaire.
* Gestion du site : accueil des entreprises, lien pour les travaux avec le Département
* Elaboration et suivi des tableaux de bord et indicateurs liés à l’activité, actualisation des bases de données du Syndicat
* Suivi des conventions avec les partenaires
* Suivi de l’archivage et des demandes des services

MISSIONS SECONDAIRES:

* Accueil physique et téléphonique
* Gestion des agendas, organisation de réunions
* Elaboration des comptes-rendus des réunions internes et externes
* En cas d’absence du binôme :

Gestion de l’agenda du Président et du Directeur Général des Services, redondance sur les missions

Profil recherché :

CONNAISSANCES :

* Maîtrise des outils informatiques et logiciels bureautiques,
* publipostage indispensable,
* gestion de base de données
* Maîtrise des techniques de secrétariat,
* prise de notes

SAVOIR FAIRE : 

* Capacité rédactionnelle, orthographe impeccable
* Recherche documentaire
* Archivage
* Suivi d’un budget, préparation budgétaire

SAVOIR ÊTRE:

* Organisation
* Confidentialité - Relationnel
* Sens de l’initiative
* Rigueur, travail en équipe