Assistant / Assistante de direction

Missions principales

L'assistant(e) de direction assure la gestion administrative de dossiers transversaux : ressources humaines, finances, qualité. Il/Elle est le relais de l'encadrement d'une équipe pluridisciplinaire, assiste la direction dans l'organisation administrative de l'établissement et il/elle participe à l'élaboration des plannings des agents.

Activités principales

1. Gestion administrative Participation à la gestion administrative de l'EHPAD Participation à l'élaboration des plannings des agents des services administratifs, techniques, du personnel soignant et de l'animation Préparation et suivi du conseil d'administration du CCAS Compte-rendu et présence au Conseil d'Administration du CCAS Participation à la mise en œuvre du projet d'établissement et des orientations politiques du conseil d'administration Mise en œuvre du règlement général sur la protection des données personnelles (RGPD)

2. Gestion des ressources humaines Gestion administrative et animation des ressources humaines Elaboration et suivi du plan de formation Suivi administratif de la carrière des agents (élaboration documents) Suivi des payes

3. Qualité Développement et coordination du système de management de la qualité Evaluation de la qualité interne Conception de process et procédures - Mise à jour des outils

4. Gestion financière Participation à la gestion comptable de l'EHPAD Participation à l'élaboration et suivi des EPRD et ERRD, du plan pluri annuel d'investissement

5. Santé&Sécurité Suivi du plan d'action du document unique (DUERP) Gestion des risques professionnels

6. Communication Conception et mise en œuvre d'une stratégie de communication Visites de l'établissement Informations au public

Compétences attendues Maîtrise du statut de la FPT Capacités d'analyses et de synthèses Intérêt pour le secteur des personnes âgées Bonne connaissance du secteur médico-social et gérontologique Rigueur et organisation Sens du service Bonne connaissance de la législation et de la réglementation des EHPAD Polyvalence Esprit d'équipe, aisance relationnelle et adaptabilité à tout profil d'interlocuteur (résidants, professionnels, institutionnels) Compétences managériales d'équipes pluridisciplinaires Disponibilité, écoute, discrétion, bienveillance et empathie Application du management transversal (équipe médico-social) Dynamisme, réactivité et force de proposition Méthodologie de projets Gestion budgétaire et comptable Maîtrise des procédés d'évaluation de la qualité des prestations d'un EHPAD Conditions d'exercice Travail en autonomie Equilibre et bonne résistance face aux situations psychologiques difficiles Charges de travail et responsabilités importantes Travail en bureau et déplacements sur le territoire Présence aux conseils d'administration hors horaires de bureau Présence contrainte en période de payes et de contrats