Assistant / Assistante de gestion administrative du personnel (H/F)

Mission : Assurer la responsabilité du pôle des personnels de l'IBENS. Dans le respect des règles et procédures, instruire les dossiers de recrutement du personnel non permanent, des conventions de stage et les conventions de séjour de recherche et d'accueil des chercheurs. Assurer le suivi du personnel statutaire, coordonner les activités du pôle et l'encadrement d'un agent en CDD.

Activités : Assurer la responsabilité du pôle, encadrer un agent en CDD Instruire les demandes de recrutement formulées par les chercheurs et chefs d'équipes en vérifiant la régularité juridique et administrative Établir les fiches de coûts des recrutements Rassembler les pièces nécessaires aux dossiers de recrutement en appliquant les procédures dédiées Apporter son soutien en lien avec les tutelles (ENS/CNRS/INSERM) pour les démarches préfectorales, visa, titre de séjour Transmettre et suivre les demandes de recrutement Coordonner les conventions de stage des étudiants, ainsi que les conventions d'accueil, les séjours de recherche des chercheurs Alimenter et organiser le serveur partagé RH (dossiers et contrats) Alimenter le tableau de suivi de tous les personnels Savoir rendre compte de l'état d'avancement des dossiers Accueillir, informer et accompagner des agents dans les démarches administratives Organiser, classer et archiver les dossiers Rédiger des courrier administratifs Suivre les évolutions réglementaires Assurer le suivi administratif des recrutements, des stages et du personnel statutaire Suivre les fiches d'accueil de suivi Hygiène et Sécurité