Assistant d'agence F/H - ABER PROPRETE POITIERS

Notre agence de Poitiers recrute un.e assistant.e d'agence.

Sous la responsabilité du Directeur d'agence, vous aurez en charge les missions suivantes :

Exploitation / commerce :

• Interlocuteur privilégié pour les salariés de l’agence
• Accompagnement/ appui du personnel administratif de l’agence
• Gestion de l’accueil téléphonique et physique
• Aide commerciale : Réalisation d’appels téléphoniques et envois d’e-mails pour contacter des prospects et clients, assurer le suivi des échanges et relancer si nécessaire.
• Support aux appels d’offres : Participation à la constitution des dossiers d’appels d’offres (récupération des documents requis, mise en forme, suivi des échéances).

Gestion administrative du personnel :

• Pilotage de l’activité administrative de l’agence (contrats de travail, DPAE …)
• Création et saisie des dossiers salariés dans l'outil RH
• Vérification des autorisations de travail pour les salariés étrangers
• Suivi des différentes échéances liées aux salariés (période d’essai, visites médicales, fin de CDD …)
• Rédaction de courriers administratifs courants
• Suivi des procédures sociales en lien avec le service RH (suivi des procédures disciplinaires, rédaction de courriers disciplinaires ...)
• Aide à la création et suivi des contrats de travail en collaboration avec les managers de proximité (moyenne de 60 contrats réalisés / mois)

Saisie de la paie :

• Suivi des pointages des salariés en lien avec l'équipe d'exploitation (75 agents de propreté à temps partiels)
• Saisie et contrôle des éléments variables de paie
• Mise à disposition, du référent paie, des éléments nécessaires à l'établissement de la paie

Gestion de la facturation :

• Vérification de la création des contrats clients abonnés et occasionnels dans le logiciel
• Réalise la facturation mensuelle (moyenne de 125 factures) et suit les encaissements clients
• Saisie des éléments variables de facturation clients
• Contrôle et édite les factures clients
• Envoie les factures
• Assure un reporting via le journal de vente
• Règlement client (encaissements, saisie des virements et prélèvements, litiges clients, relance)

Vous l’avez compris, l’assistant.e a un vrai rôle d’interface au sein de l’agence !De formation Bac +2 assistant de direction ou GPME, vous avez une expérience significative dans un poste administratif polyvalent (RH / Facturation/commerce).

Vous aimez les chiffres (c'est votre deuxième passion ou la première), et vous avez une sensibilité RH alors vous pouvez continuer à lire les critères du poste.

Vous êtes dynamique, rigoureux.se et à l’écoute ? Vous aimez le travail d’équipe, l’entraide et vous avez de très bonnes qualités relationnelles ?

Mais avant tout vous êtes motivé.e par les missions du poste et vous souhaitez vous intégrer dans une entreprise à taille humaine.

Et si vous êtes notre futur.e collaborateur.ice, vous bénéficierez, en plus de la convivialité et de la proximité, des petits plus suivants :

• Un parcours d’intégration complet
• Rémunération 2275 € brut/mois
• Une prime sur objectifs, dont l’atteinte à 100% de ces derniers, équivaut à un mois de salaire
• 9 jours de Repos/ an (poste à 36.5h/semaine)
• Participation aux bénéfices après 3 mois d’ancienneté
• Des diverses actions CSE Notre processus de recrutement :

Entretien téléphonique – pour mieux vous connaître et comprendre votre motivation.

Tests AssessFirst – pour évaluer vos aptitudes et votre personnalité en lien avec le poste.

Entretien avec la RH – pour approfondir votre parcours, vos compétences et vos attentes.

Entretien physique avec le Directeur d’Agence – pour échanger sur le poste, l’équipe et les missions.

Nous sommes engagés en faveur de l'égalité des chances et de la diversité, et veillons à offrir un environnement de travail inclusif à l'ensemble de nos collaborateurs.