Assistant de direction (H/F)

RESPONSABILITÉS :

Sous l'autorité de la sous-directrice RH en charge du service des personnels BIATSS, vous assurez le secrétariat de direction et le soutien administratif et logistique de la sous-direction. Vos missions principales :

• Assistance de direction : gestion des agendas, appels, organisation et préparation des réunions, groupes de travail et instances, rédaction de comptes rendus, suivi des dossiers et PV/OJ des conseils médicaux
• Gestion du secrétariat : mise en forme et diffusion des courriers et documents, gestion de l'espace partagé, appui aux projets et événements (accueil des nouveaux personnels, réunions de la sous-direction)
• Accueil et courrier : enregistrement et diffusion du courrier entrant/sortant, gestion des parapheurs et signatures dématérialisées, accueil et orientation des usagers, filtrage des appels
• Communication interne et externe : diffusion d'informations, suivi des délais de réponse, rôle de référent de 1er niveau, lien avec les autres services de la DMGRH et partenaires
• Gestion des cartes professionnelles : traitement des demandes via l'outil dédié, édition et acheminement des cartes, information des agents, participation au processus d'intégration
• Logistique et appui à la gestion : commandes de fournitures, réservations de salles, organisation des déplacements, participation au classement et à l'archivage, travail en binôme avec l'assistant de la sous-direction EC

PROFIL RECHERCHÉ :

Au sein de la sous-direction des personnels BIATSS, vous assurez un rôle central de soutien administratif et logistique auprès de l'équipe de direction. Compétences et qualités attendues :

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, messagerie, agendas partagés, visioconférence)
• Connaissance de l'environnement universitaire et des services RH ou motivation à s'y former
• Excellentes techniques de secrétariat : prise de notes, rédaction de comptes rendus, mise en forme de documents
• Sens de l'organisation : trier, hiérarchiser et classer les informations, respect des délais
• Capacité à gérer les urgences et à filtrer/orienter les informations en interne et en externe
• Discrétion et respect de la confidentialité des informations traitées
• Qualités relationnelles : sens du service public, écoute, diplomatie, maîtrise de soi
• Esprit d'équipe et entraide, tout en sachant travailler en autonomie et rendre compte
• Réactivité et capacité d'adaptation, bonne gestion du stress lors des pics d'activité Si cette offre d'emploi vous intéresse, merci d'envoyer votre candidature avant le 23 Juillet