Assistant polyvalent (H/F)

Missions principales :

Vous assurerez un appui administratif et logistique transversal pour deux services distincts. Vous travaillerez en directe collaboration avec les deux chefs de service afin de faciliter la coordination interne et de garantir la continuité des activités.

1. Gestion de l'accueil et relationnel

• Accueil téléphonique : Gestion du standard et orientation des appels de 9h à 18h.
• Gestion du courrier et des sollicitations : Traitement des e-mails, tri du courrier, rédaction de réponses administratives.
• Relations partenaires : Interface privilégiée avec les acteurs externes (ministères, institutions, partenaires sociaux).

2. Secrétariat de direction et soutien aux responsables

• Gestion d'agendas : Optimisation et tenue des agendas mouvants des deux chefs de service.
• Organisation des déplacements : Réservation des billets, hébergements et préparation de la logistique liée aux missions.
• Suivi administratif : Maintien à jour et suivi rigoureux du fichier des mandataires et des démarches associées ; constitution, rassemblement et organisation préalable des dossiers complexes nécessaires aux rendez-vous, réunions et déplacements des deux chefs de service.

3. Organisation d'événements et logistique de réunion

• Préparation des réunions : Envoi des convocations/invitations, logistique des salles, réservation des petits-déjeuners.
• Support technique : Vérification du bon fonctionnement du matériel avant les instances.

4. Communication et production de documents

• Conception visuelle : Préparation et mise en forme de présentations numériques attractives.
• Garantie de la charte : Application stricte de la charte graphique et rédactionnelle pour l'ensemble des échanges imprimés et numériques.

Titulaire d'un Bac+2 en assistanat de direction, gestion ou administration, vous justifiez idéalement d'une première expérience en tant qu'assistant(e) d'équipe ou assistant(e) administratif(ve), acquise dans un environnement similaire, de préférence dans les domaines législatifs, sociaux ou institutionnels. Vous êtes une personne autonome, organisée et rigoureuse, dotée d'un excellent sens du relationnel, ce qui vous permet d'interagir avec les clients et les équipes techniques de manière fluide. Vous aimez travailler en équipe dans un environnement dynamique et convivial, où votre implication contribue à la qualité du service proposé.