Assistant Polyvalent (H/F)

Le groupe ProNoïa recherche pour son siège basé à Pau, un Assistant Polyvalent H/F rattaché au Directeur Travaux et Maintenance en CDD pour 3 mois.

Mission : L'assistant polyvalent est garant de l'aspect administratif du service. Il assiste le Directeur et les membres du service Travaux/Maintenance dans la gestion et le suivi des activités.

Etendue des activités : Assurer la gestion et le suivi administratif du service

•   Être garant du traitement administratif des dossiers : traitement de mails, courriers, archivage, rédaction de documents, préparation de courriers et de présentations Powerpoint.
  

•   Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
  

•   Contribuer à la construction budgétaire du service
  

•   Assurer le suivi budgétaire du service (OPEX, CAPEX, contrats énergie, .)
  

•   Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting.)
  

Assurer la gestion administrative des travaux

•   Préparer les commandes, les faire valider et les transmettre aux fournisseurs dans le respect des calendriers
  

•   Être garant de la validation administrative des factures par rapports aux engagés en liaison avec la comptabilité
  

•   Garantir le suivi des ordres de service, la mise à jour du tableau de suivi de chantier et le rapprochement des factures
  

•   Assurer le suivi des paiements avec le service comptabilité
  

Assurer la gestion administrative maintenance

•   Vérifier les amortissements du matériel avant validation des devis
  

•   Enregistrer les devis
  

•   Assurer les extractions de la GMAO, traiter et analyser la donnée
  

Tenir à jour le logiciel de Gestion de Maintenance Assisté par Ordinateur (GMAO)

•   Utiliser et actualiser le logiciel de GMAO
  

•   Administrer l'outils (gestion des droits, des organisations, des accès, ...)
  

Profil recherché :

Titulaire d'un Bac +2 en assistanat (BTS GPME ou SAM), vous justifiez d'une expérience d'au moins 2 ans. Vous maitrisez les outils bureautiques et êtes à l'aise avec l'informatique et les chiffres. Vous êtes discret et faites preuve d'organisation, de méthode, d'écoute, et d'observation. Vous êtes capable de travailler sur un plateau avec plusieurs personnes dans un environnement contraint (délais, enjeux).

Mutuelle prise en charge à 80% par l'employeur.

Titres Restaurants : 8€ par jour pris en charge à 50% par l'entreprise