Chargé de mission administrative F/H - GROUPE K2 ENERGIES

Le poste

Nous recherchons un(e) Chargé(e) de mission administrative pour piloter et fiabiliser l'ensemble des processus administratifs, RH, logistiques et financiers de l'entreprise. Poste transverse et polyvalent, à forte dimension opérationnelle, avec une dynamique projet importante : vous serez notamment moteur dans les chantiers de structuration des process et d'automatisation des outils (Notion, plateformes internes, digitalisation des flux), en lien avec les équipes concernées.

Ce poste s'adresse à une personne organisée, rigoureuse, autonome et à l'aise avec les outils numériques, capable de gérer un périmètre large tout en étant force de proposition sur l'amélioration continue des méthodes de travail.

Vos missions

1. Ressources Administratives & Financières

Comptabilité

• Facturation client (100 % des factures envoyées mensuellement - Esabora)
• Dépôt sur plateformes de marchés publics (Chorus / Ediflex)

Trésorerie

• Gestion des cautions intérim (demandes, GAPD, RG, suivi des levées, gestion des plafonds)
• Relances clients / gestion des impayés : reporting, fichier de suivi, relances téléphoniques et écrites, mises en demeure via huissier, suivi Notion

2. Gestion des risques

• Accréditations et conformité : registre et renouvellement des certifications (RGE, etc.)
• Assurances : suivi des polices, des sinistres et des dossiers d'indemnisation (registres Notion, déclarations et suivi)

3. Assistanat commercial

• Accueil et qualification des flux entrants, suivi des demandes clients (CRM prospect à jour)
• Relances clients (devis) et suivi post-chantier
• Gestion des dossiers d'appels d'offres publics : dépôt sur plateforme, gestion administrative, suivi des questions/négociations, renseignements sur les aides CEE
• Suivi administratif général : mise à jour des documents légaux, gestion du courrier, mise à jour des bases Notion

4. Gestion de projets - Structuration & Automatisation (dimension clé du poste)

• Contribution active aux projets d'amélioration des process internes du Groupe
• Participation à la mise en place de nouveaux process et de nouveaux outils
• Rôle moteur (sans nécessairement être chef de projet) dans les initiatives de digitalisation et d'automatisation des flux administratifs

5. Logistique, Matériel & Infrastructure

Flotte véhicules

• Planification et suivi de la maintenance
• Tenue du registre des réparations (Notion) et rapports de suivi
• Assignation des véhicules (Notion)
• Paiement et suivi des contraventions
• Mise à jour du tableau LOCAFLEET

Achats & Stocks

• Achats de matériel (IT, fournitures) et tenue de la liste du matériel référencé (Notion)
• Achats de fournitures IT (Amazon)
• Gestion des contrats fournisseurs (frais généraux) : registre (Notion), calendrier des échéances et alertes
• Gestion des sous-traitants : registre à jour, contrats et contrats-cadres (YouSign), déclarations et agréments MOA/MOE
• Suivi des stocks d'outillages et d'EPI : registre et commandes

6. Gestion des Ressources Humaines

• Cycle de vie collaborateur et droit social : gestion des entrées/sorties de personnel
• Remise des kits vêtements et EPI
• Suivi des formations : demandes de remboursement et gestion des factures Constructys

7. Documentation

• Gestion des archives physiques et numériques (mise à jour Dropbox)- Formation Bac+2 à Bac+3 en gestion administrative, assistanat de direction, gestion PME/PMI ou équivalent
• Expérience confirmée sur un poste similaire, idéalement dans un environnement multi-sites ou technique (BTP, industrie, services)
• Excellente maîtrise des outils bureautiques et à l'aise avec les outils collaboratifs (Notion, YouSign, plateformes de dématérialisation)
• Sens de l'organisation, rigueur, autonomie et discrétion
• Esprit d'initiative et appétence pour l'amélioration continue des process et l'automatisation
• Capacité à gérer des priorités multiples et à travailler en transversal avec plusieurs services (RH, commercial, comptabilité, technique)