Gestionnaire de Formation Continue (H/F)

Référence interne 18854

RÉSUMÉ DU POSTE Le/ La gestionnaire du service Formation Continue organise et gère les aspects administratifs d'un portefeuille de formations professionnelles, parmi lesquels : CES, DU, DIU, FQ et AFOHU.

DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS

• Aide à la gestion administrative du portefeuille de formation en respectant la réglementation et les obligations de la formation continue.
• Répondre à l'ensemble des mails du portefeuille de formation FC reçus sur l'alias du service
• Appui à la campagne de recrutement des formations FC de l'UFR
• Aide à l'instruction des dossiers de candidature et de demande d'autorisation d'inscription : vérifier la conformité de chaque dossier, définir le régime d'inscription et le tarif à appliquer
• Transmettre tous les documents nécessaires au candidat pour la bonne instruction de son dossier.
• Venir en appui pour réaliser les campagnes de contractualisation, de conventionnement et d'inscription
• Aide au lancement des campagnes de la rentrée N+1
• Collecter et diffuser les plannings aux stagiaires et au pôle Planning du service de la Scolarité
• Réaliser, diffuser et collecter les feuilles d'émargement
• Aide à la réalisation des attestations de présence
• Mettre à jour les fiches Ametys du portefeuille de formation
• Alimenter des bases de données (tableaux de suivi Excel)
• Réaliser la campagne de contractualisation, de conventionnement et d'inscription
• Mettre à jour le référentiel de formation du Pôle Formation Continue Universitaire (FCU)
• Alimenter des bases de données (tableaux de suivi Excel) Conditions particulières d'exercice Utilisation des logiciels Apogée, CanditOnLine (et ses interfaces), Ametys et de l'espace numérique de l'Université (Nextcloud)

Connaissances

• Méthodes et outils d'aide à l'orientation

• Droit de la formation

• Diversité des publics

• Techniques documentaires

• Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique

• Langue anglaise : A2 à B1 (cadre européen commun de référence pour les langues) Savoir-faire - Compétences opérationnelles

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et une multiplicité des demandes (mail, accueil, téléphone)

• Savoir planifier son activité, respecter les délais et être polyvalent

• Accueillir les usagers concernées

• S'exprimer de façon claire et concise

• Utiliser les bases de données et les logiciels de bureautique

• Utiliser les techniques de gestion administrative

• Rédiger des documents simples d'information et de communication

• Collaborer avec les différents service internes de l'UFR