Gestionnaire de Scolarité (H/F)

Description :

Le service scolarité contribue à la mise en œuvre et au suivi de la politique de formation de l'école. Il veille à la conformité réglementaire de tous les actes de gestion liés à la scolarité et à la formation des normaliens élèves et étudiants sélectionnés sur concours ou sur dossier pour préparer le Diplôme de l'ENS de Lyon, un ou plusieurs Masters ou d'autres formations (CPES, DIE Chels, etc).

MISSION :

• Appliquer la politique de formation de l'école en matière de stages et d'expériences professionnalisantes, dans le respect du cadre national des formations et des textes en vigueur.
• Gérer et suivre les conventions de stage des étudiants, dans le respect des procédures établies.
• Mettre à jour les tableaux de bord du service
• Suivre et réceptionner les documents liés aux fins de stages et saisie
• Alerter le responsable du bureau sur les situations non conformes
• Renseigner les équipes pédagogiques et les organismes d'accueil
• Participer aux activités transversales du service

ACTIVITES :

ACTIVITÉS PRINCIPALES :

• Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif, financier et/ou ressources humaines
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
• Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative
• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
• Participer à la gestion administrative
• Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
• Apporter un appui au Responsable du Bureau en fonction de la charge tel que les forums CPGE, les demandes de stage CPES et DIE.

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL :

COMPOSITION DU SERVICE :

Le service Etudes et Scolarité est composé de 23 agents répartis en 3 équipes dont 2 en charge de la scolarité

Le poste est placé sous l'autorité hiérarchique du responsable du bureau des activités transversales.

RELATIONS FONCTIONNELLES :

INTERNES : Avec les étudiants, les enseignants et tous les personnels des services de l'établissement

EXTERNES : les organismes d'accueil des stagiaires, partenaires, certaines Universités, Ministère des affaires étrangères

MOYENS ET RESSOURCES : 1 PC portable avec tous les applicatifs dédiés à la scolarité et à la gestion des stages

Profil recherché :

COMPETENCES :

CONNAISSANCES SUR L'ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL :

• Culture internet
• Environnement et réseaux professionnels
• Modes de fonctionnement des administrations publiques
• Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
• Techniques d'élaboration de documents
• Techniques de communication
• Maitrise de l'anglais

SAVOIR-FAIRE OPÉRATIONNEL :

• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir rendre compte
• Travailler en équipe
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

SAVOIR-ÊTRE :

• Rigueur /fiabilité
• Sens de l'organisation
• Sens relationnel