Secrétaire comptable (H/F)

Activités principales

Gestion administrative du RIA :

• Traitement du courrier arrivé avec un enregistrement informatique ;
• Rédaction de courriers ;
• Mise à jour des listings des convives, vérification des indices, actualisation des données ;
• Délivrance, suivi et annulation des badges ;
• Mise à jour des listings de communication ;
• Organisation et animation de la commission des menus mensuelle (convocation, ordre du jour, prise de note, compte rendu, envoi et analyse des menus, logistique de la réunion) ;
• Diffusion des menus ;
• Gestion des réunions de l'AGRIA (convocation, ordre du jour, prise de note, compte rendu.) ;
• Participation à des réunions et préparer les dossiers nécessaires au fonctionnement de la structure
• Élaborer et assurer le suivi des conventions et avenants conclus avec les administrations adhérentes ;
• Communication (affichage, mailing.) ;
• Assurer l'archivage et la conservation es documents administratifs.

Gestion comptable et financière du RIA :

• Vérification du chiffre d'affaires des caisses - récupération des chèques et des facturettes des cartes bancaires - enregistrement des chèques - transmission des chèques au CCP ; dépôt d'espèces à la Banque Postale ;
• Contrôler les encaissements quotidiens du restaurant
• Enregistrement des factures fournisseurs et transmission pour règlement au trésorier.
• Réceptionner, vérifier et enregistrer les factures
• Gestion de la comptabilité et saisie des opérations comptables sur le logiciel dédié
• Établir la facturation des subventions, prestations exceptionnelles et autres recette
• Assurer le lien et la transmission des éléments comptables au comptable ;
• Suivi du compte bancaire, rapprochement bancaire, assurer le suivi des comptes de l'association
• Archivage des documents comptables ;
• Relance des soldes compte client négatif ;
• Participer à l'élaboration du budget prévisionnel
• Assurer le suivi de l'exécution budgétaire et rendre compte aux instances dirigeantes

Suivi de l'exploitation du restaurant :

• Vérification de la facture de prestation alimentaire et des éléments fournis par la société de restauration collective ;
• Enregistrement du nombre de repas ;
• Vérification du paramétrage des caisses ;
• Suivi des éléments statistiques et financiers du prestataire de restauration (décompte des repas servis ; solde des comptes clients ; chiffre d'affaires total des caisses ; chiffre d'affaires ventes des caisses ; détail du chiffre d'affaires par prestation par groupe et famille ; le chiffre d'affaires des ventes global ; la synthèse des opérations financières que cela soit les versements chèque bancaire, carte bancaire, espèces ou tickets ; synthèse de facturation ; synthèse de T.V.A. ; balance..) ;
• Vérification des tarifs applicables aux convives notamment à l'occasion des actualisations des prix dans le cadre du marché ;
• Participation à l'analyse des offres du marché de restauration (lors de l'appel à la concurrence) ;
• Lors d'une panne du matériel en cuisine, obligation d'appeler les fournisseurs pour le dépannage, suivre les contrats de maintenance ;
• Inventaire du mobilier et équipements mis à disposition de la société de restauration collective par l'AGRIA ;
• Vérification mensuelle consignée de l'état de propreté du restaurant ;
• Inspection des locaux afin de prendre en compte des travaux d'entretien immobilier.
• Veiller au respect des clauses contractuelles par le prestataire de restauration
• Signaler les dysfonctionnement constatés et assurer leur suivi
• Participer à l'amélioration continue de la qualité du service rendu aux convives

Communication et relations avec l'usager

• Assurer la communication interne et externe de l'association
• Diffuser les menus auprès des administrations et des convives
• Réaliser les affichages et supports d'information nécessaires
• Répondre aux demandes des usagers
• Être à l'écoute des convives et assurer le relai de leurs observations auprès des instances concernées