Un Assistant administratif & ADV polyvalent (H/F)

Vous assurez le suivi administratif et commercial de l'entreprise et de faire le lien entre la Direction, les clients, le service commercial et le service après-vente.

Le poste est exercé en présentiel à Saint-Priest. La présence dans les locaux est nécessaire notamment pour assurer l'accueil téléphonique, le traitement des dossiers, la coordination avec les différents services et la préparation ponctuelle des commandes.

ADMINISTRATION DES VENTES

• Création et suivi des devis et commandes clients.
• Enregistrement et suivi des commandes dans Sage.
• Établissement des bons de livraison et factures.
• Contrôle des dossiers avant facturation.
• Suivi des acomptes et règlements.
• Relance clients et suivi des impayés.
• Mise à jour des dossiers et informations clients.
• Suivi administratif des commandes jusqu'à leur livraison.
• Coordination avec les transporteurs lorsque nécessaire.

ACCUEIL TÉLÉPHONIQUE ET RELATION CLIENTS

L'accueil téléphonique constitue une partie importante du poste.

• Répondre aux appels entrants et identifier la nature de la demande.
• Renseigner les clients lorsque cela est possible et orienter les demandes vers le bon interlocuteur.
• Prendre et transmettre les messages et assurer le suivi des demandes nécessitant une réponse ultérieure.
• Traiter et orienter les demandes reçues par e-mail.
• Informer les clients de l'avancement de leurs commandes, livraisons ou dossiers SAV.

Une bonne aisance téléphonique et un véritable sens de la relation client sont indispensables.

GESTION ADMINISTRATIVE DU SAV

• Réception et traitement administratif des demandes SAV.
• Création et suivi des dossiers d'intervention.
• Coordination avec le technicien SAV.
• Préparation et transmission des devis SAV.
• Planification des interventions.
• Suivi des règlements et facturation des interventions.
• Suivi administratif des dossiers de garantie.
• Classement des photos, documents et éléments techniques liés aux interventions.

COMMANDES INTERNET ET LOGISTIQUE

Le poste pourra nécessiter de participer à la préparation des commandes.

• Traitement administratif des commandes passées sur le site Internet.
• Édition des documents nécessaires à l'expédition.
• Préparation et emballage ponctuels des produits et accessoires.
• Contrôle de la conformité de la commande avant expédition.
• Préparation des étiquettes et documents transport.
• Remise ou mise à disposition des colis pour les transporteurs.
• Suivi de l'expédition et information du client.

Cette mission concerne principalement des commandes de produits et accessoires et s'intègre à la polyvalence normale du poste.

GESTION ADMINISTRATIVE

• Préparation et classement des documents administratifs.
• Contrôle et classement des factures fournisseurs.
• Préparation des éléments destinés au cabinet comptable.
• Suivi des règlements clients et fournisseurs.
• Archivage numérique des documents.
• Participation au suivi des échéances administratives de l'entreprise.

OUTILS DE TRAVAIL

• Sage 100 Gestion Commerciale.
• Outlook et Microsoft 365.
• CRM et outils de suivi clients.
• Outils de planification du SAV.
• Outils liés au site Internet et aux commandes en ligne.
• Outils d'automatisation et d'intelligence artificielle progressivement mis en place dans l'entreprise.

Une bonne aisance informatique et la capacité à apprendre rapidement de nouveaux outils sont indispensables.

PROFIL RECHERCHÉ

Nous recherchons avant tout une personne polyvalente, organisée, dynamique et fiable, capable de passer d'une mission administrative à une demande client ou à la préparation d'une commande tout en conservant un suivi rigoureux de ses dossiers.

Une expérience en administration des ventes, assistanat commercial, gestion administrative ou relation clients est souhaitée. La connaissance de Sage constitue un avantage.