Agent administratif (H/F)

Assurer les réservations d'hébergement et de restauration des personnes/familles de son périmètre, conformément aux conventions, tout en assurant la transmission de données fiables au service facturation

Mission 1 : Assurer les réservations

A ce titre il doit : Assurer les réservations d'hébergement et restauration

• Répondre aux appels téléphoniques,
• Gérer la réservation auprès des hôtels ou résidences,
• Saisir les besoins en restauration dans le fichier dédié (sur le groupe Whatsapp restauration dans le logiciel Otello à terme)
• Communiquer les informations auprès des référents sociaux lors des réservations, ou au cours de la vie de la réservation

Mission 2 : Gestion quotidienne

A ce titre il doit : Assurer le suivi et la facturation des personnes hébergées dans les hôtels ou résidences dont il a la charge

• Assurer la fiabilité des données (hébergement/restauration/devis / bon de commande/changement dans la facturation liée à l'âge/ prolongation ou fin de séjour.) dans le logiciel Otello à terme pour le suivi et la facturation,
• Traiter les fiches de prolongation séjour des mineurs et des familles en relançant si nécessaire par mail et en précisant dans le fichier de présence,
• Traitement des fiches de prolongations de séjour hôtels à envoyer aux référents sociaux,
• Procéder à la prolongation séjour des familles ou mineurs auprès des hôteliers,
• Savoir facturer sous devis auprès des petits organismes les réservations des familles ou mineurs,
• Prévenir le prestataire restauration Le connu service de l'arrivée d'un nouveau mineur placé dans un hôtel sans restauration sur place, via le
• Réactivité et exhaustivité des informations saisies dans la fiche de présence familles/mineurs et dans le logiciel Otello à terme,
• Gestion de plusieurs dossiers en simultané ainsi que des appels téléphoniques,
• Relations avec les référents sociaux, les hôteliers et les personnes hébergées (connaître la limite de son intervention).