Assistant administratif / Assistante administrative

Le poste

Véritable pilier de l'agence, vous êtes l'interlocuteur(trice) privilégié(e) entre la direction, les équipes terrain, les clients et les partenaires extérieurs (banques, cabinet comptable, organismes sociaux etc.). Poste de confiance par excellence, il exige rigueur, autonomie et discrétion, mais offre en retour une vraie visibilité sur le fonctionnement global de l'entreprise.

Vos missions s'articulent autour de six grands axes :

Administration générale

Accueil physique et téléphonique, gestion des mails et du courrier, rédaction de comptes rendus, classement et archivage (papier et numérique), commande de fournitures, gestion administrative du parc de véhicules (assurances, contraventions, entretien, contrôle technique), suivi de la vie de l'agence (informatique, téléphonie, contrats EDF/eau...), mise à jour des bases de données et du livret d'accueil.

Commercial

Réception et suivi des demandes clients, transmission aux chargés d'affaires, rédaction des contrats de sous-traitance, constitution et suivi des dossiers clients, commande de matériaux auprès des fournisseurs, émission des factures d'acompte et situations, aide à la négociation des contrats annuels, suivi des litiges en lien avec le service juridique de la FFB.

Comptabilité

Scan et enregistrement des factures clients et fournisseurs, transmission hebdomadaire au cabinet comptable, suivi du tableau de facturation, rapprochements bancaires, préparation des éléments de TVA, règlement des fournisseurs et sous-traitants, contribution à la préparation du bilan annuel.

Gestion du personnel

Préparation des éléments de paie, gestion des embauches de A à Z (contrat, DPAE, visite médicale, mutuelle, carte pro BTP), déclaration des arrêts de travail, suivi des congés et des demandes d'absence, mise en place des plans de formation, gestion des demandes d'EPI et de vêtements professionnels.

Gestion financière

Mise à jour mensuelle des tableaux de bord, suivi des crédits-bails et emprunts, relance des impayés, élaboration et suivi du budget annuel, analyse des comptes annuels.

Sécurité

Mise à jour du document unique et des trousses de secours.

Profil recherché

• Profil confirmé, avec une expérience réussie sur un poste similaire (gestion administrative, notions en comptabilité et RH en PME)
• Formation Bac+2/3 : BTS Assistant de gestion PME-PMI, DUT GEA, DUT gestion administrative et commerciale, ou équivalent
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, Google Sheets) ; la connaissance d'un logiciel de dévisage/facturation type EBP est un plus apprécié
• Bonnes bases en gestion et comptabilité
• Notions de droit du travail, droit social et droit des affaires
• Une connaissance du secteur du bâtiment (vocabulaire technique, fonctionnement, typologie de clients) est un vrai atout

Savoir-être attendu

• Sens de la communication, avec les clients comme avec les équipes
• Discrétion et confidentialité à toute épreuve
• Capacité à gérer ses priorités et à travailler en autonomie
• Esprit d'initiative et force de proposition
• Attitude professionnelle en toutes circonstances

Poste à pourvoir : janvier/février 2027

Pourquoi ce poste ?

C'est un poste transversal, loin de la routine, où vous touchez à tous les aspects de la vie de l'entreprise. Vous n'êtes pas cantonné(e) à une tâche répétitive : chaque semaine apporte son lot de sujets différents, du RH à la finance en passant par le commercial. Une belle opportunité pour un profil confirmé qui souhaite jouer un rôle central dans une structure à taille humaine.