Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

Vous aimez quand tout est carré, anticipé et maîtrisé? Rejoignez-nous en tant qu'assistant ou assistante administrative et travaillez au plus près de la Direction Générale, des pôles de Direction et des équipes opérationnelles. Votre mission : faire en sorte que rien ne passe entre les mailles du filet. Échéances, données, documents, commandes : vous gardez toujours une longueur d'avance pour que chacun et chacune puisse se concentrer sur l'essentiel, la réussite de nos prestations d'accompagnement.

Ce que vous ferez au quotidien :

Piloter le suivi administratif de nos prestations

• Vous anticipez les échéances et assurez les reportings associés
• Vous soutenez le suivi de l'activité de nos prestations d'accompagnement
• Vous vérifiez les mises à jour dans nos applicatifs métiers et corrigez ou alertez si besoin
• Vous garantissez des informations administratives complètes et fiables
• Vous organisez, classez et archivez les documents dans nos outils collaboratifs
• Vous repérez les anomalies et aidez à prioriser les actions

Sécuriser les mises en paiement

• Vous suivez les mises en paiement, en qualité comme en volume
• Vous contrôlez la présence et la cohérence des pièces nécessaires
• Vous tenez les outils de suivi à jour en binôme avec la ou le responsable des finances
• Vous signalez les dossiers à régulariser et contribuez à fiabiliser le processus

Donner de la visibilité à la direction

• Vous collectez et consolidez les données d'activité
• Vous mettez à jour le tableau de primes et les outils de pilotage
• Vous produisez des reportings fiables, prêts à être exploités
• Vous facilitez la remontée d'information vers les pôles de direction

Gérer les achats et les services généraux

• Vous centralisez les besoins et suivez les commandes jusqu'à leur réception dans nos agences
• Vous êtes le contact privilégié des prestataires
• Vous tenez les outils de suivi à jour et alertez en cas de retard ou d'anomalie
• Vous transmettez au Responsable logistique les éléments utiles au pilotage

Profil recherché :

Ce poste est fait pour vous si,:

• L'organisation, la rigueur et l'anticipation sont vos points forts !
• Vous êtes à l'aise avec la suite office et plus particulièrement le tableur (EXCEL),
• Vous prenez rapidement en main de nouveaux logiciels
• Vous aimez travailler dans un environnement ou vos idées sont entendues et servent à améliorer les process internes

Nous avons hâte de vous rencontrez !