Assistant Administratif en Agence Immobilière (H/F)

Description du poste :

Organisationnel et opérationnel:Organiser le suivi administratif des opérations et veiller au respect des procédures de qualité afin d'assurer une gestion optimales des projetsFaire afficher et suivre l'affichage des permis de construire et démolirRéaliser les dossiers techniques et commerciaux des comités d'engagementRassembler les pièces nécessaires constitutives des dossiers de mise en commercialisation et des dossiers marchésConstituer et tenir les dossiers d'assurances relatifs aux opérations (recueil des attestations des prestataires, vérification, compilation, transmission à la compagnie d'assurance) en coordination avec le Responsable de ProgrammesClassement informatique et papier, archivage, établissement des courriers et comptes rendus, gestion des plannings et des déplacements du responsable de programmes et du directeur de programmes.

Développement et Finance:S'impliquer dans la mise en oeuvre et le suivi de l'ensemble des éléments administratifs des dossiers afin de contribuer au résultat des opérationsSuivre les règlements, réceptionner les chèques des clients et les transmettre à la comptabilitéSaisir les factures notamment fournisseursPréparer les lettres de commandes aux entreprises***Préparer les déclarer aux compagnies d'assurance en fin de chantier (pour les responsable de programmes)***Diffuser les dossiers aux impôts, aux assurances et au syndic

Administratif:Gérer les relations courantes avec les prestataires externes et les clientsInformer sa hiérarchie des dysfonctionnements constatés***Centraliser et diffuser les informations aux intervenants internes comme externes

Fonctionnement de l'agence et accompagnement de la direction de territoireCoordonner des informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structureOrganiser l'accueil physique des visiteursAssister la direction de territoire dans la production de documents, la diffusion d'information et l'organisation de ses rendez-vous et déplacementsAssurer le relais logistique et d'informations entre le siège et le territoire***Veiller à la diffusion et l'application des procédures du groupe

Description du profil :

Vous êtes issu d'une formation de niveau bac +2, idéalement dans le domaine de l'immobilier

Une expérience de 2 à 5 ans en tant qu'Assistant dans le domaine de la promotion immobilière ou du bâtiment est souhaitée.

Vos compétences attendues Vous faites preuve d'une grande capacité d'analyse, d'autonomie et de polyvalence pour assister efficacement les Directeurs de programmes.***Vous maîtrisez parfaitement les outils informatiques, notamment le Pack Office et Outlook.***Vous êtes doté d'une aisance relationnelle et avez l'esprit d'équipe ce qui vous permettra de vous intégrer au sein de l'équipe.