Assistant Administration des ventes et conformite (H/F)

Ce poste est 100 % basé au bureau à Paris (75009).

Le poste est proposé dans le cadre d'un CDI, afin d'accompagner une période d'accroissement temporaire de l'activité. Sous réserve de performances satisfaisantes.

Le/la candidat(e) idéal(e) maîtrise couramment le français et l'anglais, à l'écrit comme à l'oral, et dispose d'au moins 1 an d'expérience en Administration des Ventes (ADV), idéalement dans le secteur des cosmétiques.

Les candidatures ne répondant pas à ces critères ne seront pas étudiées.

1. Gestion des commandes & Service client

• Traiter et assurer le suivi des commandes B2B, de leur réception jusqu'à leur livraison.
• Échanger avec les clients et distributeurs afin de confirmer les commandes, les dates de livraison et les documents requis.
• Préparer les factures, factures pro forma et avoirs en collaboration avec l'équipe Finance.
• Assurer le suivi des preuves d'enlèvement et des déclarations EAD auprès des partenaires logistiques.
• Gérer efficacement les réclamations clients, retours et litiges commerciaux.
• Maintenir à jour les données clients, conditions tarifaires et bons de commande dans l'ERP (Cin7).
• Compléter les formulaires logistiques spécifiques aux clients lorsque nécessaire.
• Participer au suivi commercial et au suivi des commandes avec le/la Responsable Administration des Ventes & Logistique.

2. Support réglementaire

• Participer à la préparation et au dépôt des documents réglementaires nécessaires à l'enregistrement de nouveaux produits et à l'ouverture de nouveaux marchés.
• Coordonner les démarches avec les notaires, avocats et partenaires internationaux, notamment l'équipe basée à Sydney, pour la légalisation des documents (certification notariale, apostille).
• Assurer le classement, l'archivage et la traçabilité de l'ensemble des documents réglementaires et liés à l'export.
• Suivre les procédures d'enregistrement en cours et relancer les parties concernées pour les autorisations en attente.
• Faciliter la communication entre les équipes Sales, Operations et Regulatory afin de garantir la conformité et l'accès aux marchés dans les délais prévus.

3. Logistique & Documentation export

• Préparer les documents nécessaires aux exportations : factures, packing lists, certificats d'origine, fiches de données de sécurité (SDS), documents douaniers, etc., en collaboration avec les partenaires logistiques.
• Veiller à l'exactitude des expéditions et à leur conformité avec les exigences spécifiques de chaque pays.
• Coordonner les livraisons avec les transitaires, transporteurs et entrepôts (DPD, FedEx, DHL, etc.).
• Assurer le suivi des expéditions et résoudre de manière proactive les éventuels problèmes de livraison.

4. Support administratif & analytique

• Mettre à jour les bons de commande partenaires et les listes de produits lors des nouveaux lancements.
• Assurer le suivi des paiements et des factures impayées en coordination avec l'équipe Finance.
• Préparer des reportings synthétiques à destination du management et des équipes commerciales : commandes, expéditions, statut des démarches réglementaires, etc.
• Participer à l'amélioration des processus et maintenir à jour les procédures internes.
• Gérer la préparation et l'envoi des colis, coordonner les services de coursiers et prendre en charge les besoins logistiques généraux du bureau de Paris.

Rémunération & Avantages

• Salaire annuel brut : 35 000 € à 37 000 €**, selon l'expérience.
• Prise en charge à 100 % de la mutuelle individuelle.**
• Prise en charge à 50 % des frais de transports en commun**, conformément aux dispositions légales françaises.
• 25 jours de congés payés par an**, acquis au prorata du temps de travail effectué.