Assistant Administrativ - PCO - 0.35 ETP (H/F)

L'APHVN propose un poste d'Assistant Administratif - H/F

0.35 ETP - CDD de 6 mois - CAMSP/PCO - SAVERNE/INGWILLER

L'assistant administratif assure le soutien administratif et logistique des équipes. Il contribue au bon fonctionnement du service en veillant au respect des procédures et à la qualité de l'accueil.

Vos principales missions :

Accueil et information

• Accueillir physiquement et téléphoniquement les usagers, familles, partenaires et prestataires
• Répondre aux demandes d'information, les transmettre, les orienter vers les bons interlocuteurs
• Gérer les rendez-vous et les plannings, les présences/absences des usagers dans les logiciels métiers

Gestion administrative

• Rédiger, mettre en forme et diffuser des courriers divers, comptes rendus, rapports
• Suivre et mettre à jour les dossiers administratifs des usagers (DUI), les attestations règlementaires et diverses
• Gérer des admissions et sorties des usagers
• Assurer le classement, l'archivage et la tenue des dossiers

Suivi des données et tableaux de bord

• Chercher, saisir et/ou actualiser les données dans les logiciels métiers
• Participer à la constitution de statistiques, tableaux de bord, questionnaires de satisfaction et rapports d'activité

Soutien à la direction et aux équipes

• Participer à l'organisation des réunions et d'évènements spécifiques (convocations, ordres du jour, PV,...) ainsi que la logistique s'y rapportant
• Aider à la préparation des documents pour les instances (conseils de vie sociale, commissions)

Participer au dispositif institutionnel, en :

• Collaborer de manière constructive avec ses collègues, autres salariés de l'Association et partenaires extérieurs
• Contribuer à l'amélioration et au développement des prestations à destination des usagers
• Connaître et utiliser les documents de la démarche qualité et la certification ISO 9001

Diplôme de niveau Bac (professionnel, technologique, ...) en secrétariat complété par une expérience professionnelle à diplôme de niveau Bac+2 (BTS, DUT, ...) en assistanat.

Expérience dans le secteur médico-social appréciée.

Compétences clefs

• Être un relai auprès des équipes
• Être discret et respecter la confidentialité
• Faire preuve de polyvalence, rigueur, organisation
• Savoir prioriser, maîtriser les délais
• Être autonome

Conditions du poste à pourvoir : CDD 0.35 ETP soit 12h15 - horaires à convenir Durée : 6 mois

Rémunération selon expérience et reprise ancienneté aux conditions de la CCN 66 (IDCC 413 - brochure JO 3116).

A pourvoir dès que possible.

Poste ouvert aux candidats en situation de handicap.