Assistant / Assistante de direction (H/F)

Sous l'autorité de la secrétaire générale vous assurez un rôle d'assistance et de soutien au sein du pôle moyens généraux. Vous apportez un appui à l'organisation des procédures internes et participera au déploiement des outils informatiques. Vous êtes en charge de la mise en place des instances de gouvernance de l'Association. L'assistant.e de direction mènera les missions principales suivantes :

1. Secrétariat de direction

• A leur demande, organiser les déplacements du CODIR et des membres du Bureau, selon les besoins de chacun (réservations de véhicules ou de billets, d'hôtel, de restaurant, élaboration de feuilles de route.).
• Participer, à leur demande, à la gestion des agendas individuels des membres du comité de direction. En coordination avec le responsable du protocole et des relations institutionnelles, organisation de différentes réunions internes.
• Rédaction et mise en forme de courriers officiels.
• Créer, alimenter des tableaux et outils de reporting en vue de leur analyse pour faciliter le fonctionnement de l'association
• Formalisation de certains dossiers, avec notamment un travail d'analyse et de préparation. Procédures internes et suivi qualité :
• Élaborer des procédures internes sur tout sujet qui le nécessite, en lien avec les différents pôles (administration, RH, moyens généraux.). Regrouper l'ensemble des procédures au sein d'un manuel à actualiser aussi souvent que nécessaire (« Manuel de fonctionnement ») et veiller à sa bonne diffusion.
• Veiller à ce que les règles et procédures soient appliquées et faire des rappels à la règle. Outils numériques :
• Participer au pilotage du déploiement informatique et la structuration des outils numériques
• Participer à la mise en place des logiciels et progiciels
• Déployer la flotte de téléphonie mobile : lien avec le fournisseur, adaptation des forfaits, commande, suivi des paiements, gestion des e-sim lors de déplacements à l'étranger, gestion des pannes, vol ou dégradation.
• Suivre les besoins nouveaux et en réparations diverses sur les matériels informatiques : identification du besoin, contact fournisseurs ou réparateurs, obtention de devis, suivi de la réparation ou du remplacement. Instances :
• Assurer la gestion et l'organisation des instances : planification, convocations, préparation des dossiers, logistique, comptes rendus et suivi des décisions.
• Pilotage, rédaction et soumission à validation des projets d'activité et bilans d'activité annuels. Ressources :
• Accompagner les autres pôles sur tout besoin particulier.
• Garantir la continuité d'activité du pôle Moyens généraux en assurant, en cas d'absence ou d'indisponibilité d'un-e collègue, la reprise des missions essentielles, la coordination des urgences et le maintien du service.