Assistant / Assistante de direction (H/F)

Missions générales :

Placé(e) sous l'autorité du Président et du Délégué Général le(la) salarié(e) aura pour missions d'assister la Direction dans la gestion de ses activités quotidiennes.

Activités et tâches :

Secrétariat de direction 75%

• Assister le Président et le Délégué Général afin d'optimiser la gestion de l'activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, services généraux, organisation de la documentation, suivi administratif des organes de gouvernance : bureau, CA, AG)

• Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure

• Prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, lien fournisseurs / partenaires, politique d'achat, suivi de dossiers de subventions et des relations institutionnelles, gestion administrative et logistique pour les services, gestion de la flotte automobile .) ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, .)

Communication 25%

• Participation à la définition de la stratégie de communication institutionnelle et commerciale (visibilité, ciblage, mesure d'audience...)
• Participation à la réalisation des supports de communication et alimentation des différents canaux de communication (plaquettes, réseaux sociaux.)

Savoir-faire :

• Maitrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur.)
• Techniques de secrétariat (organisation de rendez-vous, réunions, planning, filtre des appels, gestion des déplacements.)
• Normes rédactionnelles (courriers, rapports, notes, instruction et suivi de dossiers.)
• Méthodes de classement et d'archivage
• Modalités d'accueil
• Techniques de prise de note
• Sens commercial, capacité de négociation
• Maitrise des outils de communication numérique et graphique
• Excellentes compétences en communication et service client

Savoir-être :

• Polyvalence
• Rigueur
• Méthodique
• Réactivité
• Ponctualité
• Faire preuve de flexibilité
• Respecter la totale confidentialité des données et informations
• Respecter l'éthique de l'association