Assistant / Assistante de direction (H/F)

Afin d'accompagner notre structuration, nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction capable d'assurer à la fois l'assistance directe de la Direction et la coordination VOS PRINCIPALES MISSIONS :

1/ ASSISTANCE DE DIRECTION ET PILOTAGE

• Assurer l'organisation quotidienne de la Direction en gérant les agendas, les réunions, les déplacements et les priorités, tout en garantissant la fluidité des échanges et la confidentialité des informations traitées.
• Préparer les réunions de Direction (COMEX, CODIR, réunions de pilotage), élaborer les supports de présentation, rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des décisions ainsi que des plans d'actions.
• Constituer les dossiers nécessaires aux arbitrages de la Direction, réaliser les recherches ou analyses demandées et consolider les informations utiles à la prise de décision.
• Assurer l'interface entre la Direction, les responsables de service et les partenaires extérieurs afin de garantir une communication efficace et un traitement rapide des demandes. / COORDINATION ADMINISTRATIVE DES OPÉRATIONS
• Assurer la coordination administrative des affaires depuis leur ouverture jusqu'à leur clôture en veillant au respect des procédures internes, des délais contractuels et des exigences réglementaires.
• Garantir la circulation des informations entre les différents services et assurer la bonne préparation administrative des dossiers nécessaires au déroulement des opérations.
• Contrôler la qualité et la fiabilité des données enregistrées dans les outils de gestion et alerter les responsables de service sur les points de vigilance ou les situations nécessitant un arbitrage.
• Participer au suivi administratif des projets transversaux en accompagnant les équipes dans l'organisation et la planification de leurs activités.

3/ GESTION DOCUMENTAIRE, CONTRACTUELLE ET JURIDIQUE

• Constituer, contrôler et assurer le suivi des dossiers administratifs liés aux opérations (servitudes, baux, assurances, etc.) en garantissant leur conformité.
• Préparer les documents contractuels soumis à la validation de la Direction et assurer leur suivi administratif jusqu'à leur parfaite exécution.
• Participer au traitement administratif des dossiers sensibles ou contentieux en lien avec les conseils juridiques, les partenaires institutionnels et les administrations.
• Garantir la traçabilité, la sécurisation et l'archivage de l'ensemble des documents contractuels et administratifs de l'entreprise.

4/ APPUI AU PILOTAGE ET À LA PERFORMANCE

• Élaborer les tableaux de bord, indicateurs de suivi et outils de pilotage nécessaires à la Direction et aux responsables de service afin de faciliter le suivi de l'activité et la prise de décision.
• Consolider les données issues des différents services, préparer les synthèses demandées et assurer le suivi des actions décidées lors des réunions de pilotage.
• Identifier les dysfonctionnements administratifs, proposer des solutions d'amélioration et participer à l'optimisation des processus internes.
• Accompagner les responsables de service dans le suivi administratif de leurs activités et dans la mise en œuvre des procédures de l'entreprise.
• Excellentes qualités rédactionnelles, sens de l'organisation, autonomie, rigueur et discrétion.
• Maîtrise des outils bureautiques et capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers stratégiques.
• Organisation, autonomie, rigueur et excellentes qualités relationnelles.