Assistant / Assistante de gestion locative en immobilier

Placé(e) sous la responsabilité du directeur d'agence, assure la gestion administrative, technique, commerciale et le suivi terrain d'un portefeuille de biens immobiliers. Véritable pivot relationnel, il/elle veille au respect strict des réglementations locales et accompagne les futurs locataires depuis la première visite jusqu'à la signature du bail.

Missions et responsabilités

1. Gestion administrative, juridique et commerciale (Spécificités Bordelaises)

• Gestion des visites : Planification des rendez-vous de visite, coordination avec les locataires encore en place (respect des préavis), et réalisation physique des visites des logements vacants ou en relocation sur Bordeaux et sa métropole.
• Sélection des locataires & GLI : Réception, étude de solvabilité et constitution rigoureuse des dossiers à l'issue des visites. Validation de la conformité vis-à-vis des critères de la Garantie Loyers Impayés (GLI) ou des organismes partenaires (Visale, Garantme).
• Encadrement des loyers : Vérification systématique du loyer de référence majoré défini par l'arrêté préfectoral de la Gironde avant toute publication d'annonce ou relocation. Calcul et justification des éventuels compléments de loyer.
• Permis de louer : Identification des logements en zone soumise à autorisation préalable à Bordeaux. Constitution, dépôt dématérialisé du dossier de permis de louer auprès de Bordeaux Métropole et suivi de son obtention avant l'entrée dans les lieux.
• Rédaction des actes : Rédaction des baux d'habitation intégrant les mentions obligatoires liées à l'encadrement des loyers, des engagements de caution et des renouvellements de contrats.
• Suivi des congés : Traitement des préavis de départ, planification des états des lieux et validation des soldes de tout compte locataire.
• Enregistrement : Mise à jour quotidienne du logiciel de gestion immobilière de l'agence.

2. Gestion technique et suivi des sinistres

• Traitement des réclamations : Prise en charge des demandes de travaux ou d'interventions signalées par les locataires.
• Suivi des interventions : Demandes de devis auprès des artisans partenaires locaux, émission des ordres de service et vérification de la bonne exécution des travaux.
• Gestion des sinistres : Déclaration et suivi des dossiers auprès des compagnies d'assurance (Dégâts des eaux, bris de glace, etc.).

3. Gestion financière (Premier niveau)

• Suivi des loyers : Aide au quittancement, encaissement des loyers et relances administratives en cas de retards de paiement (impayés de premier niveau).
• Facturation : Saisie et imputation des factures fournisseurs sur les comptes des propriétaires.

4. Accueil et relation client

• Standard téléphonique : Accueil des clients de l'agence, qualification des demandes et orientation (notamment vers le service Syndic ou Transaction si nécessaire).
• Information : Renseigner les propriétaires et les locataires sur l'état d'avancement de leurs dossiers administratifs ou techniques.

Profil recherché

Formation et expérience

• Diplôme : Bac+2 minimum requis (BTS Professions Immobilières, BTS Gestion de la PME, ou équivalent).
• Expérience : Une première expérience (1 à 3 ans) sur un poste similaire incluant la relation terrain (visites) est fortement appréciée. Profil débutant accepté si formation en alternance.

Compétences techniques

• Maîtrise indispensable des outils informatiques du Pack Office et des logiciels métiers.
• Mobilité : Permis B OU vélo (très adapté à l'hyper-centre bordelais). Capacité à se déplacer de manière autonome, rapide et efficace sur le secteur de l'agence et de ses biens en gestion.
• Expertise réglementaire : Connaissance des mécaniques de la Loi Alur, de l'encadrement des loyers à Bordeaux, de la GLI et du permis de louer.
• Excellente expression écrite et orale.

Qualités professionnelles

• Rigueur & Ponctualité : Nécessaires pour jongler entre l'administration