Assistant coordination et organisation (H/F)

Le Cabinet RH - LCRH: Nous sommes un cabinet de recrutement mettant en relation les candidats et entreprises pour une prise de poste en CDI directement avec nos clients.

ADTI est un cabinet spécialisé dans les diagnostics immobiliers (vente, location, syndics, travaux, etc.) et les études techniques de copropriété (DPE collectifs, Plans Pluriannuels de Travaux, audits énergétiques et études réglementaires) depuis 20 ans. Notre réussite repose autant sur l'exigence technique, l'expérience que sur une organisation irréprochable.

Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un(e) Assistant(e) Coordination et Organisation capable de devenir le véritable chef d'orchestre administratif de nos dossiers et du back-office de l'entreprise.

    Sous la responsabilité directe du Responsable technique et du Dirigeant, vous assurez la coordination complète des études, depuis la demande du client jusqu'à la remise du rapport final. 

Vous êtes l'interlocuteur privilégié entre les clients, les techniciens et les partenaires afin de garantir le respect des délais, la qualité des prestations et la satisfaction de nos clients.

Service Etude et soutien ADV :

Front Office : Accueillir les clients par téléphone et par e-mail. Gérer la boîte e-mail et assurer un soutien au pôle Administration des Ventes lors des pics d'activité, absences et congés.

Middle Office : Établir les devis. Créer et mettre à jour les dossiers dans le logiciel métier. Collecter les documents nécessaires aux études. Planifier les interventions des techniciens, organiser les rendez-vous avec les occupants et coordonner les intervenants

Back Office : Suivre les dossiers jusqu'à leur clôture. Envoyer les rapports et les factures. Participer au suivi de l'activité et des indicateurs de performance.

Direction :

Relance et recouvrement : Réaliser les rapprochements bancaires et la saisie des règlements. Gérer les relances des impayés auprès des particuliers et assurer le suivi des dossiers avec les partenaires prescripteurs et le prestataire de recouvrement. Concevoir un reporting régulier et automatisé pour le suivi analytique de l'activité.

Processus et digitalisation : Participer à la transformation digitale avec la direction. Contribuer à la conception fonctionnelle du portail logiciel Amélioration continue

Profil recherché

• Excellent sens de l'organisation
• Rigueur et autonomie
• Réactivité
• Aisance avec les outils numériques
• Sens client
• Bonne communication écrite et orale
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
• Esprit d'équipe et sens des priorités
• Envie d'apprendre
• Force de proposition

Les outils utilisés (Pas d'expérience demandée sur les logiciels spécifiques)

• Analysimmo (progiciel métier)
• Notion (Service Etude, à pérenniser)
• Suite Office
• Portail interne en développement
• Intelligence Artificielle
• Téléphonie professionnelle