Assistant de direction (F/H)

RESPONSABILITÉS :

L'Université de Reims Champagne-Ardenne recrute un.e assistant.e de direction au sein de la Direction de la logistique et des moyens généraux et un.e assistant.e de direction au sein de la Direction du patrimoine immobilier. Dans le cadre de la création du Pôle Patrimoine et Moyens Généraux, le poste s'inscrit dans une dynamique de structuration, de clarification et de professionnalisation des fonctions support. La nouvelle organisation vise à renforcer la qualité du service rendu, la sécurisation des processus et la lisibilité des missions, au service des usagers et des équipes.
Mission principale Assister l'équipe de direction dans l'organisation quotidienne du travail et contribuer au bon déroulement administratif des activités du service en assurant des fonctions d'assistance technique polyvalentes.

Mission 1 - Assistance à l'organisation et au fonctionnement administratif de la direction Assurer l'accueil physique, téléphonique et courriel des interlocuteurs internes et externes Fournir une information de premier niveau et orienter les interlocuteurs vers les bons interlocuteurs Superviser l'astreinte téléphonique en journée via le standard Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier entrant ; gérer le circuit des parapheurs Gérer les stocks de fournitures et consommables de bureau ; vérifier la conformité des livraisons Assurer la gestion des réservations de véhicules de service

Mission 2 - Assistance à l'organisation et au fonctionnement inter-services Planifier et organiser les réunions : gestion des agendas, réservation des salles, préparation des dossiers Créer et actualiser les procédures et la documentation professionnelle liées à l'activité de la direction Gérer et mettre à jour les tableaux de suivi de la direction

Mission 3 - Gestion administrative des ressources humaines Mettre en forme et valoriser des supports écrits (courriers, notes, comptes rendus, présentations) Assurer la communication interne auprès des équipes de la direction Traiter des dossiers ponctuels et assurer le suivi des affaires réservées à la direction Respecter et garantir la confidentialité des données traitées Répondre aux demandes d'information des autres services et des partenaires extérieurs

Mission 4 - Traitement de l'information et communication Mettre en forme et valoriser des supports écrits Assurer la communication interne auprès des équipes de la direction Traiter des dossiers ponctuels et assurer le suivi des affaires réservées à la direction

PROFIL RECHERCHÉ :

Contraintes particulières de travail

•     Réactivité requise face aux demandes urgentes de la direction et des services
  

•     Strict respect de la confidentialité des données traitées (RH, finances, marchés)
  

•     Rigueur et disponibilité pour assurer la continuité du service en cas d'absence
  

•     Gestion simultanée de tâches multiples et de priorités variables
  

•     Nécessité d'assurer une permanence d'accueil pendant les horaires d'ouverture du service
  

•     Possibilité de service partagé avec d'autres structures de l'établissement
  

Connaissances

•     Organisation et fonctionnement des administrations publiques et des établissements d'enseignement supérieur
  

•     Procédures administratives et réglementaires propres au champ d'intervention (RH, finances, marchés publics)
  

•     Notions de base sur le secteur du bâtiment et du patrimoine immobilier (appréciées)
  

•     Techniques de rédaction administrative et de communication écrite et orale
  

•     Techniques d'accueil physique et téléphonique
  

•     Outils bureautiques courants : Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et outils collaboratifs
  

Savoir-faire

•     Analyser, prioriser et planifier les tâches dans un environnement à forte sollicitation
  

•     Maîtriser les logiciels spécifiques à l'activité (progiciels RH, financiers, outils métier de l'établissement)
  

•     Rédiger des courriers, notes de service, comptes rendus de réunion et documents administratifs
  

•     Analyser et traiter les demandes d'information de manière appropriée
  

•     Produire et mettre à jour des tableaux de bord et documents de suivi
  

Savoir-être

•     Sens de l'organisation et de la priorisation
  

•     Rigueur et fiabilité dans le traitement des données
  

•     Sens de l'écoute et qualités relationnelles affirmées
  

•     Discrétion et respect absolu de la confidentialité
  

•     Force de proposition et esprit d'initiative
  

•     Sens du service public
  

Type de recrutement Poste de catégorie B ouvert à la mobilité interne, aux fonctionnaires par voie de mutation ou de détachement et aux contractuels CDD à pourvoir dès que possible jusqu'au 31/08/2027, renouvelable

Conditions salariales Rémunération selon expérience, régime indemnitaire pour les fonctionnaires (grilles propres à l'établissement) Participation à la protection sociale complémentaire

Date limite de réception des candidat...