Assistant de Direction Family Office (F/H)

Suivi des dossiers clients

• Collecte, classement et archivage des relevés, avis d'opérations et documents financiers.
• Établissement des consolidations mensuelles d'actifs financiers.
• Contrôle des tarifications et frais appliqués aux opérations et aux comptes.
• Mise à jour et suivi des dossiers clients selon les procédures internes.
• Coordination des intervenants en lien avec les équipes de conseil.
• Suivi administratif des souscriptions, investissements, désinvestissements, transferts et versements.
• Préparation des documents nécessaires aux opérations et gestion des relances.
• Organisation des rendez-vous, réunions et déplacements.
• Préparation des supports et éléments nécessaires aux réunions clients.

Gestion administrative et comptabilité personnelle de certains clients

• Réalisation de reportings mensuels des revenus et dépenses.
• Suivi de la comptabilité personnelle et préparation des éléments pour les conseils externes.
• Interface avec les banques, administrations, prestataires et autres interlocuteurs.
• Gestion de demandes liées à l'organisation de la vie quotidienne des clients.
• Classement et archivage des documents administratifs.
• Réception et traitement des courriers.
• Suivi des factures, échéances, contrats, abonnements et règlements.

Assistance auprès de la direction

• Gestion des agendas. réunions et rendez-vous.
• Organisation des déplacements professionnels.
• Préparation et suivi des notes de frais.
• Gestion de tâches administratives et logistiques.

Participation à la vie de l'entreprise

• Participation aux missions internes (onboarding, matériel, achats, événements).
• Accueil téléphonique et physique.
• Gestion du courrier entrant et sortant.
• Mise à jour des bases de données.
• Préparation de documents et présentations.
• Mise en forme de documents commerciaux.
• Archivage physique et numérique.
• Suivi des fournitures et besoins des bureaux.
• Aide à l'organisation d'événements et réunions internes.
• Respect des procédures internes de sécurité et d'administration.

Expérience

• Expérience de 4 à 5 ans min. dans un environnement similaire (services financiers, gestion patrimoniale, conseil ou structure de services haut de gamme).

Langues

• Anglais courant indispensable.

Qualités

• Sens du service.
• Rigueur et discrétion.
• Excellent relationnel.
• Capacité à travailler en équipe.
• Organisation et autonomie.

Compétences techniques

• Maîtrise d'Excel, Word, PowerPoint et des outils bureautiques.

Conditions

• Horaires : 9h00 à 18h00 avec une permanence hebdomadaire jusqu'à 19h00.
• Rémunération : selon profil, autour de 45 K€ fixe + variable 10%.
• Pas de télétravail.