Assistant de direction (H/F)

RESPONSABILITÉS :

1. Gestion de l'assistanat du Directeur des Opérations
   

•   Gestion de l'agenda du Directeur des Opérations 
  

•   Organisation des déplacements  
  

•   Planification des REX 
  

•   Gestion des invités (évènements, pass, billetterie, séjour, vœux, pass entreprises, etc.) 
  

•   Être l'interlocuteur des responsables d'équipes 
  

•   Suivi des évènements se déroulant au Puy du Fou 
  

•   Etablissement du planning annuel et préparation des plannings retro d'ouverture
  

•   Organisation d'évènements divers (séminaires, soirée DOP, etc..) et des visites officielles
  

2. Organisation et pilotage des équipes
   

•   Concevoir et mettre à jour les outils de suivi d'activité, de tableaux de bords et reporting 
  

•   Suivi des CA et KPI hebdomadaires, mensuels et annuels 
  

3. Gestion des dossiers en lien avec les autorités
   

•   Suivi des dossiers administratifs en lien avec les autorités tels que le SDIS, le CNAPS, la Gendarmerie, la Préfecture, la mairie... 
  

4. Suivi financier :
   

•   Du budget du Directeur des Opérations : 
  

•   Suivi et vérification des factures, gestion des notes de frais, devis, commandes... 
  

•   Être le lien avec le service comptabilité 
  

•   Des budgets de la direction des opérations :  
  

•   Préparation des budgets annuels et des atterrissages en lien avec le contrôleur de gestion et le directeur des Opérations 
  

•   Accompagnement des équipes dans leur suivi de budget 
  

•   Contrôle des budgets mensualisés en lien avec le contrôle de gestion
  

5. Gestion RH :
   

•   Etablir les plannings des médecins et veiller à ce que les logiciels de planification soient complets pour l'établissement de la paie  
  

•   Être le lien avec le service RH 
  

•   Suivi et Reporting mensuel de la masse salariale  
  

•   Suivi des CDI de la Direction des Opérations 
  

•   Suivi des bons de commandes intragroupe 
  

6. Gestion Opérationnelle :
   

•   Rédaction de courriers / Comptes rendus
  

•   Préparation de dossiers et des réunions pour le directeur des opérations
  

•   Transmission des informations entre la Direction et les différents interlocuteurs
  

•   Centraliser les besoins des équipes de la Direction des Opérations
  

•   Suivi de projets divers
  

7. Accompagnement des assistantes administratives des équipes  :
   

•   Organiser et superviser le travail de l'assistanat administratif
  

•   Organisation et animation des réunions avec les supports administratifs de la DOP
  

PROFIL RECHERCHÉ :

Formation et diplômes : issu(e) d'une formation bac+2 à bac+3 type BTS Assistant de Manager, BTS Gestion PME-PMI

Expérience nécessaire :

• Entre 3 à 5 ans d'expérience sur un poste similaire

Compétences requises :

• Excellente maitrise de l'outil informatique (pack office, outlook, ect..)
• Excellente qualité rédactionnelle et relationnelle
• Capacité à gérer des agendas, réunions, déplacements, ect.
• Maitrise de la gestion de budget
• Connaissance en RH et en comptabilité
• Savoir faire de la veille d'information

Qualités requises :

• Être à l'écoute, disponible et savoir s'adapter
• Sens de la confidentialité, discrétion
• Polyvalence, sens du service
• Autonomie, rigueur, esprit d'analyse et de synthèse
• Capacité à travailler en équipe, et bon communiquant