Assistant de direction (H/F)

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

La Cité de l'Innovation et des Savoirs Aix-Marseille (CISAM) est un lieu à la croisée de la recherche, de l'innovation, de la formation et de la culture. Elle favorise les échanges entre les acteurs publics et privés de l'écosystème de l'innovation et contribue au développement de projets à fort impact sur le territoire.

Lancée en 2018, CISAM+ constitue un projet d'envergure et transformant pour Aix-Marseille Université. Il vise notamment à renforcer l'impact de la recherche et des enseignements, à faciliter le passage de l'invention à l'innovation et à déployer le modèle CISAM sur plusieurs sites de l'université.

Le projet accompagne notamment les laboratoires et composantes d'AMU à travers des actions de soutien en matière de ressources humaines, de fonctionnement et d'équipement, en lien avec les objectifs et indicateurs du projet scientifique CISAM+.

Dans ce contexte dynamique et évolutif, la CISAM recrute un(e) Assistant-e de direction F/H afin d'accompagner la Direction dans le suivi et la coordination des activités liées à la structure et au projet CISAM+.

VOS MISSIONS

Vous assurez la gestion administrative de la structure et contribuez au suivi des actions du projet. Vous intervenez dans un environnement de travail évolutif, partenarial et transversal, nécessitant autonomie, réactivité et capacité d'adaptation.

Vos principales activités seront les suivantes :

• Réaliser les actes administratifs nécessaires au fonctionnement de la structure ;
• Gérer les agendas du Directeur de la CISAM et de la Responsable Administrative et Financière ;
• Organiser les réunions internes et externes et, le cas échéant, en assurer les comptes rendus ;
• Coordonner et suivre les aspects logistiques et bâtimentaires de la structure, en lien avec la DEPIL ;
• Coordonner et suivre les relations avec les partenaires de la CISAM et du projet CISAM+ ;
• Gérer les accords établis avec les laboratoires et composantes concernant les personnels recrutés dans ces structures et préparer les réunions de suivi ;
• Gérer les conventions de mise à disposition de locaux et assurer le suivi des conventions de partenariat en lien avec la DAJI ;
• Assurer le suivi administratif des recrutements ;
• Participer à l'instruction de dossiers complexes et veiller à leur conformité réglementaire ;
• Élaborer et suivre des tableaux de bord, produire des bilans et des statistiques ;
• Assurer la circulation de l'information auprès des services de la structure et des partenaires extérieurs ;
• Informer et accompagner les interlocuteurs de la CISAM dans leurs démarches ;
• Assurer une veille sur l'évolution de la réglementation dans les domaines relevant de ses activités.

VOTRE POSITIONNEMENT

Vous travaillerez en lien étroit avec la Direction de la CISAM et serez amené-e à interagir avec de nombreux interlocuteurs internes et externes : laboratoires, composantes, directions et services d'AMU, partenaires institutionnels et socio-économiques.

La diversité des missions confiées nécessite une capacité à prioriser, coordonner et suivre plusieurs dossiers en parallèle, tout en assurant un accompagnement de qualité auprès des différents interlocuteurs.

LES COMPÉTENCES RECHERCHÉES

Compétences techniques

• Maîtrise des techniques de rédaction administrative : courriers, notes, procès-verbaux, comptes rendus, courriels. ;
• Maîtrise des outils bureautiques et le Pack Office ;
• Capacité à élaborer des documents de synthèse et des rapports ;
• Capacité à concevoir et suivre des tableaux de bord ;
• Connaissance de l'environnement administratif et institutionnel appréciée.

Savoir-faire

• Organiser son activité de manière autonome et respecter les délais ;
• Hiérarchiser les tâches et gérer les priorités ;
• Savoir rendre compte de son activité ;
• Communiquer efficacement avec des interlocuteurs variés ;
• Faire preuve de qualités rédactionnelles