Assistant de gestion opérationnel (F/H)

Description du poste

Vos missions : un rôle polyvalent au cœur de l'activité Rattaché(e) au Directeur de la Business Unit PBMP, vous serez le/la pilier administratif et logistique de l'équipe, en interface avec les services Comptabilité, RH, Qualité, Sécurité et Moyens Généraux. Vos missions, à la fois opérationnelles et stratégiques, contribueront directement à la performance de notre activité.

1. Appui à la gestion administrative et financière

• Suivi commercial et facturation : o Gestion des devis, commandes et prévisionnels de facturation de nos prestations o Contrôle des factures fournisseurs et sous-traitants
• Administration des dossiers projets : o Classement et archivage numérique des documents techniques et contractuels (respect des procédures qualité et RGPD). o Rédaction et mise à jour de documents qualité (fiches de non-conformité, etc.).
• Gestion des temps et des frais : o Pointage horaire des agents (saisie, contrôle des anomalies, transmission à la paie). o Vérification et validation des notes de frais (conformité, justificatifs, remboursements). o Suivi des absences (congés, arrêts maladie, RTT) et reporting mensuel.

2. Gestion des ressources humaines et intégration

• Accueil et onboarding : o Organisation de l'arrivée des nouveaux collaborateurs (remise des supports : livret d'accueil, règlement intérieur, chartes sécurité). o Coordination avec les RH pour les formalités administratives (contrats, badges, accès informatiques).
• Suivi des compétences et conformité : o Gestion des dossiers individuels (formations obligatoires, habilitations nucléaires, visites médicales).

3. Logistique et optimisation des moyens

• Gestion de la flotte automobile : o Coordination avec les partenaires (loueurs, garages, assurances) pour les livraisons, maintenances et réparations des véhicules. o Suivi des contrats de location/achat et optimisation des coûts.
• Approvisionnement et stocks : o Commandes de fournitures et EPI (Équipements de Protection Individuelle) en lien avec les besoins terrain. o Inventaire et rotation des stocks (réduction des gaspillages, négociation avec les fournisseurs).
• Planning des ressources : o Élaboration des plannings hebdomadaires des équipes et des moyens techniques (matériels d'inspection, véhicules). o Anticipation des besoins logistiques pour les chantiers (coordination avec les chefs de projet).

Qualifications

Compétences et expérience

• Formation : Diplôme de niveau Bac à Bac+3 en Assistanat, Gestion, Logistique, Secrétariat ou équivalent.
• Expérience : o 1 à 3 ans dans un poste similaire (idéalement en PME, secteur industriel/technique ou BTP). o Une première expérience dans un environnement réglementé (nucléaire, aéronautique, pharmaceutique) serait un atout majeur.
• Compétences techniques : o Maîtrise avancée du Pack Office (Excel : tableaux croisés dynamiques, formules basiques). o Adaptabilité aux logiciels métiers (ERP interne, etc.). o Connaissance des procédures qualité (ISO 9001) (un plus).
• Qualités personnelles : o Organisation et priorisation : capacité à gérer des tâches multiples dans un environnement réactif et imprévisible. o Rigueur et discrétion : manipulation de données sensibles (paie, contrats, informations RH). o Esprit d'équipe et communication : interface entre la direction, les opérationnels et les services supports. o Autonomie et proactivité : proposition d'améliorations pour optimiser les processus.