assistant direction dg (H/F)

En tant qu'assistant-e de Direction de DGA, vos principales missions sont les suivantes :

Assistanat de direction :

• Assurer le secrétariat de la DGA "Qualité de ... abitants"
• Préparer les réunions et rendez-vous de la DGA
• Assister à certaines réunions et établir les relevés
• Gérer l'accueil physique et téléphonique de la DGA
• Renseigner et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
• Assurer la communication montante et descendante entre la direction et les différentes directions et services du Pôle QVH (8 directions Ville et Agglo + 1 cellule administration générale)
• Être le relai administratif avec les Cabinets Ville et Agglo, les DGS et les autres Pôles des 3 collectivités, le secrétariat des Élus et la DRH
• Aider et préparer à la mise en oeuvre de projets
• Réaliser des travaux de mise en forme bureautique (courriers, mails, notes, présentations, etc.)
• Assurer le classement et l'archivage de la Direction (physique et dématérialisé)

Rôle de référent-e administrative du Pôle :

• Planifier, assister aux réunions de directions mensuelles du Pôle et en rédiger les comptes-rendus
• Assister l'organisation et l'instruction des commissions municipales Qualité de ... abitants et communautaires Culture, Loisirs, ... en lien avec le-la chargé-e d'administration du Pôle
• Organiser et suivre le travail sur les entretiens annuels d'évaluations professionnelles au niveau du Pôle et établir le tableau des avancements de grade et promotions internes pour le Pôle
• Être garant-e des délais d ... oduction et l'envoi des documents pour les instances (CODIR, BMA, Majorité, instances RH...)
• Être référent-e des logiciels métiers pour la DGA : logiciel de courrier Maarch et assurer le suivi des courriers dématérialisés ; outil de visioconférence (habilitation à l'ouverture des salles visio)
• Assurer le suivi du courrier interne (parapheurs, documents à la signature du DGA, etc.)

Gestion de projets :

• Animer le réseau des assistant-es du Pôle Qualité de ... abitants
• Contribuer et coordonner l'organisation des séminaires annuels des cadres du Pôle Qualité de ... abitants
• Contribuer à des groupes de travail