Assistant(e) administratif(ve) - gestion des dossiers (H/F)

Le poste est à pourvoir, en CDD (à temps plein). La rémunération brute mensuelle est de 2020 euros, correspondant à 151.67 heures de travail mensuel, soit 35 heures par semaine. Vous faites preuve d'une excellente présentation, et avez le sens du service. Vous êtes autonome, organisé, dynamique et intéressé. La polyvalence sera indispensable pour ce poste.

Activités visées :

Gestion administrative

• Créer, compléter et mettre à jour les dossiers administratifs.
• Assurer la saisie et le suivi des informations dans les logiciels de l'entreprise.
• Réaliser le classement, l'archivage et la numérisation des documents.
• Veiller à la bonne organisation des dossiers physiques et numériques.
• Garantir la confidentialité des informations traitées.

Gestion contractuelle et commerciale

• Participer à la préparation des devis selon les éléments transmis par la direction ou les responsables.
• Participer à la rédaction des contrats, avenants et documents administratifs.
• Vérifier la cohérence administrative des documents avant leur validation.
• Assurer le suivi administratif des devis, contrats et factures.
• Mettre à jour les modèles de documents utilisés par l'entreprise.
• Assurer le suivi des signatures et des échéances contractuelles.

Suivi des obligations administratives et réglementaires

• Assurer le suivi administratif des obligations légales et réglementaires de l'entreprise.
• Contrôler la validité des documents administratifs obligatoires.
• Préparer les éléments nécessaires aux formalités administratives.
• Participer à la mise à jour des procédures internes.

Appui juridique administratif

• Signaler toute anomalie, incohérence ou risque juridique identifié dans les dossiers traités.
• Effectuer une veille réglementaire en lien avec l'activité de l'entreprise.
• Préparer les dossiers destinés aux partenaires extérieurs (expert-comptable, avocat, assureur, organismes administratifs.). Les missions exercées dans ce domaine relèvent d'un rôle d'assistance administrative. Toute décision, validation ou engagement juridique demeure de la compétence exclusive de la direction.

Communication administrative

• Traiter les courriels relevant de son périmètre d'activité.
• Répondre aux demandes administratives courantes selon les procédures internes.
• Réceptionner et traiter les appels téléphoniques lorsque les nécessités du service le requièrent.
• Transmettre les informations aux personnes concernées.
• Assurer un lien administratif avec les clients, fournisseurs, partenaires et organismes.