Assistant(e) Administrative Pole Formation (H/F)

La Fondation Apprentis d'Auteuil soutient depuis plus de 150 ans des jeunes en difficulté à travers des programmes d'accueil, d'éducation, de formation et d'insertion en France et à l'international (cf. la vidéo de présentation de la Fondation : https://www.youtube.com/watch?v=7pyFgIJNhfw). A Grasse, le centre de formation accueille des publics jeunes de 16 à 25 ans et adultes sur des formations en apprentissage et en formation continue : du niveau CAP au Bac Pro.MISSION PRINCIPALE Appui à l'organisation et au suivi des actions de formation

MISSIONS DETAILLEES ACCUEIL ET GESTION ADMINISTRATIVE DU CENTRE DE FORMATION

• Accueillir les personnes se présentant à l'accueil
• Gestion du standard téléphonique et de la boîte mail générique
• Commander les fournitures
• Gestion du courrier

ACCUEIL ET GESTION ADMINISTRATIVE DES STAGIAIRES/APPRENTIS

• Assurer le premier accueil
• Suivre les dossiers administratifs relatifs aux dossiers des stagiaires en formation de leur arrivée à la fin de la formation
• Saisir les apprenants de la formation dans le logiciel SC-FORM
• Gérer les orientations reçues par les prescripteurs
• Saisir les absences mais aussi les retards des stagiaires/apprentis en centre et en entreprise et les transmettre aux employeurs.
• Saisir toutes les données exigées par les financeurs dans les logiciels spécifiques
• Transmettre dans les délais impartis au service gestion les éléments nécessaires à la facturation : heures mensuelles et états de présence
• Traiter les accidents de travail des apprenants
• Inscriptions aux examens sur les différentes plates-forme

PREPARATIONS PEDAGOGIQUES DES DIVERSES FORMATIONS

• Préparer les rubans pédagogiques
• Création et saisie des plannings des actions
• Suivi des examens et des jurys en lien avec les formateurs
• Dépôt et suivi des dossiers d'habilitation

COMMUNICATION

• Participer à des missions de communication : diffusion d'informations (plaquettes, ouverture d'action.) auprès des partenaires et auprès du service communication pour mise à jour site internet, mettre à jour les plaquettes des dispositifs
• Appuyer pour la mise en place et l'organisation d'évènements (journée de la réussite, portes ouvertes)

QUALITE

• Enregistrer les enquêtes de satisfaction ; met à jour les documents notamment fiches de formation
• Venir en soutien dans le portage de la qualité sur la partie du suivi administratif
• Assurer le suivi à 6 mois des actions Votre profil Diplôme Bac+2 Une expérience souhaitée dans le secteur de la formation serait un vrai plus

Ce poste est vraiment fait pour vous si

Etre organisé(e), rigoureux(se), méthodique Avoir le sens du contact Maîtrise de l'outil informatique Capacités rédactionnelles Etre en mesure de travailler en équipe

Type d'emploi : CDD de remplacement congé de maternité du 23 septembre 2026 au 12 janvier 2027. Temps de passation en amont. Heures de travail : 35h Lieu de travail: Grasse (06) Chèques déjeuner ; chèques vacances ; mutuelle