Assistant(e) d'Agence (H/F)

Au sein de notre agence, vos mission seront les suivantes :

1. Assurer la gestion de l'administration du personnel

• Création et mise à jour des dossiers des salariés :

Créer le dossier du salarié sur notre logiciel métier dans le respect des impératifs de recrutement. Mettre à jour les documents du salarié sur notre logiciel métier. Établir les cartes pros matérialisés. Suivre les visites médicales. Suivre les alertes (fin de validité carte pro/titre de séjour/diplômes) et informer son hiérarchique. Établir les DPAE. Établir les contrats de travail et les avenants de prolongation et informer l'opérationnel et le service RH du siège. Établir les avenants d'augmentation ou de réduction du temps de travail et informer l'opérationnel et le service RH du siège.

• Gestion des congés et des absences (AM/AT/PATER/MATER) :

Mise à jour du logiciel de paie. Établir les déclarations obligatoires (DAT, attestation de salaire). Adresser aux IRP les DAT. Rédiger en cas de DAT les courriers de réserves éventuelles.

• Gérer les relations sociales individuels :

Établir les demandes de justifications des absences. Établir les convocations aux entretiens disciplinaires. Planifier les RDV disciplinaires des opérationnels. Faire remonter les informations aux RH du siège. Être l'interlocuteur relais entre le service RH du siège et l'opérationnel. Assurer le suivi des courriers disciplinaires (suivi des LRAR, mise à jour du tableau de suivi dédié...). Assurer la gestion administrative des courriers à adresser aux instances ou aux salariés.

• Gérer les relations sociales collectives :

Préparer les notes de frais et les fiches de présence pour les réunions du CSE et les faire signer aux élus. Faire remonter les fiches de présence et les NDF aux RH du siège . Imprimer les documents nécessaires aux réunions. Suivre l'affichage obligatoire de l'agence. Participer à des projets transversaux.

2. Assurer la gestion administrative

• Accueillir les visiteurs (salariés, clients .) :

Prendre en charge le standard téléphonique.

• Gestion administrative courantes :

Gestion du courrier entrant et sortant. Rédiger les courriers administratif selon les demandes du hiérarchique ou du service RH du siège. Toutes tâches administratives à la demande du hiérarchique. Organiser les rendez-vous, réunions et/ou déplacements. Gestion des fournitures de l'agence (matériels de bureaux, tenues ).

• Gestion administrative des réunions :

Rédiger les comptes rendus de réunion.