Assistant/e de programme F/H - RATP Habitat

Nous recherchons actuellement un/e Assistant/e de programme à temps plein, en contrat à durée indéterminée à pourvoir dès que possible.

Sous la responsabilité du Directeur de la maîtrise d'ouvrage, l’Assistant/e de programme assiste les responsables de programmes (RP) et les Chargés d'opérations de réhabilitation (CO) dans la réalisation de leurs missions.

Il ou elle réalise notamment le traitement et le suivi administratif des opérations qui lui sont attribuées, des études à la livraison, qu’il s’agisse de construction neuve, d’acquisition-amélioration ou de réhabilitation en site occupé.

Missions principales :

• Assurer les missions de support aux activités du service :

• Préparer, faire signer et diffuser les courriers puis assurer leur archivage ;

• Gérer le classement et l’archivage (papier et numérique) des opérations.

• Contribuer activement à la gestion administrative des dossiers :

• Assister les RP et les CO dans la préparation et la diffusion des dossiers pour comités internes (Comité d’Engagement, Conseil d’Administration, etc.) ;

• Assister les RP et les CO dans la préparation des supports pour les réunions publiques avec les riverains et les locataires, des notes d’informations en phase travaux et du panneau de chantier ;

• Réaliser les déclarations légales/réglementaires (H2, R, CBD, IL) selon les procédures ;

• Assister les RP et les CO dans la constitution et le suivi des dossiers d’autorisations d’urbanisme (PC, DP, CU, etc.) ;

• Gérer l’affichage des autorisations administratives et leur constat ;

• Assister les RP et les CO dans le montage des dossiers de demandes d’assurance (DO, CNR, TRC, RCMOA) et en assurer le suivi jusqu’à la clôture de l’opération,

• Assister les RP et les CO au cours des différentes étapes relatives aux procédures d’achats dans le cadre des opérations (compris suivi de la signature des marchés, préparation des ordres de service et avenants éventuels, etc.) ;

• Traiter les demandes d’agrément de sous-traitants (réception DC4, conformité procédures, transmission à la comptabilité, etc.) jusqu’à la clôture du chantier.

• Etc.

• Participer au suivi financier des opérations :

• Enregistrer les commandes et marchés dans l’outil dédié ;

• Contrôler la cohérence des factures par rapport aux commandes et devis ;

• Mettre à jour le tableau de suivi budgétaire des opérations sous le contrôle des RP et des CO ;

• Répondre aux demandes des prestataires et fournisseurs concernant les règlements et assurer le lien avec la Direction Financière ;

• Préparer les pièces administratives pour les demandes de financement et saisir, le cas échéant, les données sur les plateformes dédiées ;

• S’assurer de la bonne transmission à la DAF des documents permettant le suivi des différents financements ;

• Elaborer les conventions APL, avenants, attestations rectificatives en collaboration avec les RP et gérer la relation avec les DRIHL ;

• Suivre les demandes de Certificats d’Economies d’Energie et d’exonérations TFPB sous la supervision du ou de la Responsable réhabilitation et en lien avec les CO concernés.

• Etc.

Vous bénéficierez de nos régimes de mutuelle frais de santé, de prévoyance (pris en charge à 100% par l'entreprise) et de retraite supplémentaire. Vous bénéficierez également de titres-restaurants. Ce poste est basé dans notre siège social situé Porte de Bagnolet (75020 PARIS) et est éligible au télétravail (jusqu'à 2 jours/semaine).Issu/e idéalement d'une formation de niveau BAC+3 dans le domaine immobilier ou du bâtiment, vous disposez de connaissances relatives au secteur du logement social ainsi qu'au secteur de la construction de bâtiment.

Vous disposez de compétences avérées en gestion administrative.

Vous faites preuve de rigueur et d'organisation, êtes à l'aise avec l'outil informatique et maitrisez les logiciels du pack Office (Word, Excel, Powerpoint).

Vous justifiez d'au moins une expérience réussie sur un poste similaire.