Assistant(E) Location et Gestion Locative (H/F)

1. Identification du poste

• Intitulé du poste : Assistant(e) location et gestion locative
• Service : Location et gestion immobilière
• Rattachement hiérarchique : Responsable location / Gestionnaire locatif / Directeur d'agence
• Relations internes : Équipe commerciale, gestionnaires locatifs, service comptable et direction.
• Relations externes : Propriétaires bailleurs, locataires, candidats locataires, entreprises, fournisseurs, assureurs et diagnostiqueurs.

2. Finalité du poste

Assurer le suivi administratif, commercial et technique des activités de location et de gestion locative.

L'assistant(e) contribue à la commercialisation des biens, à la constitution des dossiers locataires, à la mise en place des baux et au suivi quotidien des logements confiés à l'agence.

Il/Elle veille à la qualité du service rendu aux propriétaires et aux locataires, au respect des procédures internes et des obligations réglementaires applicables.

3. Missions principales

A. Activité location et commercialisation

• Réceptionner les demandes des propriétaires souhaitant mettre un bien en location.
• Collecter les informations nécessaires à la mise en location des logements.
• Vérifier la disponibilité des biens et préparer les dossiers de commercialisation.
• Rédiger et publier les annonces immobilières sur les supports adaptés.
• Assurer le suivi des demandes de renseignements des candidats locataires.
• Organiser et planifier les visites des biens.
• Recueillir les candidatures et constituer les dossiers locataires.
• Vérifier la présence et la cohérence des pièces justificatives selon les procédures applicables.
• Présenter les dossiers au responsable ou au gestionnaire pour validation.
• Informer les candidats de l'avancement de leur dossier.
• Préparer les documents nécessaires à la signature du bail.
• Organiser la signature du contrat de location et la remise des clés.
• Coordonner la réalisation des états des lieux d'entrée.

B. Gestion administrative des locations

• Constituer et mettre à jour les dossiers propriétaires et locataires.
• Rédiger et préparer les baux d'habitation et leurs annexes, selon les procédures de l'agence.
• Vérifier la présence des diagnostics techniques obligatoires et des documents requis.
• Préparer les courriers et notifications nécessaires, sous le contrôle du responsable lorsque cela est requis.
• Organiser les états des lieux d'entrée et de sortie.
• Classer et archiver les documents contractuels.
• Veiller au respect des délais légaux et des procédures internes.

C. Gestion locative et relation avec les propriétaires

• Assurer l'accueil téléphonique et le traitement des courriels des propriétaires et locataires.
• Répondre aux demandes courantes relatives à la gestion des logements.
• Signaler au gestionnaire les réclamations, litiges et situations nécessitant un arbitrage.

D. Suivi technique des logements

• Enregistrer les demandes d'intervention des locataires et propriétaires.
• Identifier les situations urgentes et alerter le gestionnaire.
• Contacter les entreprises pour obtenir des devis.
• Organiser les interventions après validation des travaux ou dépenses par la personne habilitée.
• Transmettre les ordres de service conformément aux délégations définies.
• Planifier les rendez-vous avec les locataires, propriétaires et prestataires.
• Suivre les délais d'intervention et relancer les entreprises.
• Contrôler la réception des comptes rendus d'intervention et signaler les travaux non réalisés ou insatisfaisants.

E. Fin de location et relocation

• Réceptionner et enregistrer les congés des locataires.
• Suivre les échéances de préavis et les dates de libération des logements.
• Organiser les états des lieux de sortie.
• Coordonner les éventuelles interventions nécessaires à la remise en location.
• Actualiser les annonces et organiser la commercialisation du logement libéré.